Oversikt
- Brukertyper
- Publisere støtteordning
- Regnskap: Opprette en ramme og budsjettområder for fondsregnskap
- Funksjonalitet i søknad-/tilsagnsregisteret
- Utføre saksbehandling
- Registrere «interne saker» som forenklet tilsagn
- Utbetalingsanmodning
- Tilpasninger av egen forvalter-rolle med arkivfunksjonalitet
- Årsrapportering
- Tilpasse egne dokumentmaler for dokumentproduksjon
Det finnes 2 typer brukerkonto i RF13.50 (www.regionalforvaltning.no), disse er søker-rolle og forvalter-rolle. Under beskriver vi kort hvilke funksjonaliteter disse bruktertypene/rollene har.
Søker
- oppretter brukerkonto selv via startsiden (www.regionalforvaltning.no) og kan velge å registrere seg som organisasjon eller privat søker
- fyller ut og sender inn elektroniske søknader på midler knyttet til i hovedsak statlige tilskuddsordninger
- kan følge med på hva som skjer med innsendte søknader (endring på status og historikk)
- kan be om utbetaling og inn sende rapporter
Forvalter
- mottar elektroniske søknader
- utfører saksbehandling av søknader
- oppretter støtteordninger
- kan foreta endringer knyttet til regnskap
- behandler utbetalingsanmodninger
- m.m
Funksjonalitet for forvalter
Det må manuelt opprettes brukere som skal få tilgang til forvalter-rollen i RF13.50. Dette blir utført av administrator hos forvalter. Hver bruker får tildelt et unikt brukernavn og passord. I tillegg får bruker tilordnet en rolle som normalt enten er "Saksbehandler", "Administrator" eller "Ekstern saksbehandler". Vi forklarer her kort hvilken spesiell tilgang og funksjonalitet de 3 ulike rollene som er benyttet i programmet gir. Rolle tilordnes direkte på brukerkonto og en bruker kan kun inneha en rolle. Følgende roller kan tilordnes en bruker:
Administrator
- full tilgang til all tilgjengelig funksjonalitet innenfor forvalter-rollen
- tilgang til "System" menyen (opprette bruker, lage dokumentmaler, import fra RAPP13.50, m.m.)
- tilgang til å endre konfigurasjon (arkivfunksjonalitet, aktivere/deaktivere funksjonalitet, m.m.)
- tilgang til å tilordne en saksbehandler på søknad
- kan være saksbehandler på søknader
- sende søknad i retur og låse opp for redigering
Saksbehandler
- tilgang til å utføre saksbehandling på søknader som er tilordnet sin bruker
- av praktiske årsaker og ønsket av brukerrådet, kan saksbehandler også utføre saksbehandling på søknader tilordnet andre saksbehandlere
- ingen tilgang til funksjonalitet som ligger under "System" menyen (opprette bruker, lage dokumentmaler, m.m.)
- ingen endringstillatelse under "Ramme/regnskap"
Ekstern saksbehandler
- tilgang til å legge inn "ekstern vurdering" på søknader tilknyttet enkelte støttordninger innenfor eget fylke
Rollene Administrator og Saksbehandler har generelt full tilgang til alle saker i systemet og kan ta ut alle tilgjengelige rapporter. Rollen Ekstern saksbehandler er i utgangspunktet laget spesifikt for KRD sin støtteordning Bolyst hvor eksterne saksbehandlere i de ulike fylkene skal vurdere søknader innenfor eget fylke før KRD gjør vedtak på søknadene.
I forhold til hvilken rolle brukere skal ha i systemet så kan vi gi følgende anbefaling:
- for kommune hvor det normalt kun vil være et par brukere, er det mest praktisk at samtlige har rollen Administrator
- for et større fylke vil det være fornuftig å prøve å begrense antall administratorer, sett derfor rollen Saksbehandler på samtlige brukere som definitivt kun skal inn i systemet for saksbehandling av egne saker
I RF13.50 må alle forvaltere opprette minimum en støttordning, dette er fordi alle søknader må være koblet til en støtteordning. Dette gjelder også for kommuner som kun skal bruke RF13.50 for rapportering. Har man ingen publiserte støtteordninger, vil det ikke være mulig for en søker å finne det kommunen har av søkbare midler. For å kunne opprette en støtteordning er det nødvendig å ha rolle som administrator.
Velg fanen øverst på siden som heter "system". (Klikk på bildene for å gjøre dem større)
Skriv en informativ tittel på støtteordning (tilskuddsordning). Tittel er hovedinformasjon for søkere når de skal velge ordning for ny søknad. Det mulig å endre tittel på støtteordningen når som helst. Etter valg av navn klikker man på "legg til støtteordning".
Støtteordning
Start utfylling av første fane i konfigurasjon som heter «støtteordning». Felt som er obligatorisk å fylle ut (ved publisering av ekstern støtteordning/tilskuddsordning) er markert under med grønn farge. Resten av feltene er mao valgfrie å fyllte ut.
- «Tittel» skriv en informativ Tittel på støtteordning (tilskuddsordning). Tittel er hovedinformasjon for søkere når de skal velge ordning for ny søknad. Den korte tittel brukes internt i tabeller og Excel rapporter.
- «Tittel kort» er beregnet for intern bruk, se eksempel under:
- "KNF" kan brukes som en forkortelse av "Kommunalt næringsfond" - «Nettlenke» her kan forvalter velge å legge inn er URL til f.eks en spesifik side på kommunens/fylkeskommunens hjemmesider
- «Tittel nettlenke» er navn på lenken over. Denne kan stå tom om du ønsker at kun URL skal vises
- Knappen «Publisert» angir hvorvidt støtteordningen vil være søkbar i regionalforvaltning.no, eller ikke
- «Start publisering» her angir forvalter en spesifikk dato for når ordningen åpens for mottak av søknader. Denne kan være hensiktsmessig å benytte i forbindelse med publisering av støtteordninger der det foreligger en søknadsfrist, og man har annonsert om dette i aviser for det aktuelle nedslagsfeltet for støtteordningen
- «Søknadsfrist» er motsatt av start publisering. Når denne datoen er passert vil støtteordningen ikke være publisert, og ei heller tilgjengelig for å kunne opprette nye søknader.
- «Publiser støtteordning umiddelbart og før søknadsprosessen er åpen» gir mulighet for å overstyre synlighet av støtteordningen. Dersom forvalter ønsker at en støtteordningen skal være synlig, men ikke åpen/søkbar, før valgt dato kan verdien på felt her settes til JA. Om forvalter velger å "Publisere støtteordningen umiddelbart (...)" vil søker kunne se støtteordningen og lese publiseringsteksten. Søker vil også se en tekst som forteller at støtteordningen: "ÅPNER OM X-ANTALL DAGER" med korrekt dato den publiseres.
- Velg hvilket søknadsskjema som skal benyttes på støtteordningen. Her kan en velge mellom «Standard søknadskjema», «Kommunalt næringsfond» eller «Redigerbart søknadsskjema»
- «EUR kurs» er en funksjon som er tilpasset Interreg, og vil ikke nødvendigvis være relevant for kommunene å fylle ut
- «Kommunenr. i RF» er en funksjon som er under utvikling, men som vil kunne ha relevans ved et eventuelt regionalt næringsfond, der det er deltakelse fra flere kommuner
- Husk alltid å lagre nederst på skjermbildet
Utvalgskriterier
Her er det en avkryssing av geografi og tematikk, samt den aktuelle støtteordningens regionalitet. Disse valgene er tilknyttet de utvalgskriteriene som søker kan filtrere på for å søke seg frem til en spesifikk støtteordning uten at man nødvendigvis vet navnet på denne. For vår del vil vi måtte velge Troms som geografisk avgrensning. Den tematiske kategoriseringen vil være tilknyttet de mål man ønsker å nå ved den aktuelle støtteordningen. «Ordningens regionalitet» vil for de kommunale næringsfondenes del være Kommunal.
Publiseringstekst
Her skal den generelle offentlige informasjonen om den aktuelle støtteordningen fremgå.
OBS! De neste fanene i konfigurasjonen er valgfrie å redigere. Det ikke er nødvendig å konfigurere funksjonalitet under disse fanene men det gir deg som forvalter flere muligheter å tilpasse støtteordningen.
Under ser du de resterende fanene i konfirgurasjon av støtteordning. Klikk på et bilde for å gjøre den større.
Videoveiledning for registrering av støtteordning
Klikk på videoen under for å se en steg-for-steg veiledning av opprettelse og utfylling av ny støtteordning.
I del 1 går vi gjennom hvordan man oppretter og fyller ut obligatoriske faner i en ny støtteordning.
I del 2 går vi gjennom utfylling av de resterende (valgfrie) fanene i støtteordningen.
Opprette en ramme og budsjettområder for fondsregnskap
Ramme/regnskap inneholder de ulike elementene som gjør det mulig å knytte et enkelt tilskudd opp mot støtteordning, ramme, innsatområde eller balansekonto. Det er viktig å være oppmerksom på at RF13.50 ikke er et regnskapssystem, men et fagsystem for virkeområdet knyttet til regional utvikling.
Ramme er et overordnet finansieringsnivå som for eksempel:
- Kap.551. post 60
- Kap. 551 post 61
- Fylkeskommunale midler
- Kraftfond
Det er ulike måter å bygge opp en struktur som gjør det enkelt å holde oversikten på finansieringen av støtteordningene. Et forslag kan være:
Ramme => Hvilken finansiering har de ulike støtteordningene
Budsjettområde => Budsjettområde/satsingsområde
Innsatsområde => Hvor i regnskapet føres posten
Det viktigste er å få bygget en struktur som logisk og forståelig for de som skal bruke, og rapportere i, systemet. Under "Ramme" må det også krysses av for om en ramme er rapporteringspliktig til KRD.
Rammergisteret er det første bildet som åpnes når en i topppmenyen klikker på Ramme/Regnskap. Se illustrasjonene under som viser og forklarer hvordan man oppretter en ny ramme og et nytt budsjettområde.
Klikk på et bilde for å gjøre den større og starte slide-show fremvisning.
Skriv tittel på den nye rammen.
Legg inn rammebeskrivelse.
Rammen har blitt lagt til. Nå legger vi til et nytt budsjettområde (regnskapsår) på den aktuelle rammen.
Legg til budsjettområde.
Registrer regnskapsår.
Fyll ut beskrivelse for budsjettområde.
Ramme og budsjettområde har blitt oprettet.
Video regnskap
Klikk på videoen under for å se hvordan man oppretter et nytt budsjettområde og overføring av ubrukt fondskapital fra ett regnskapsår til neste.
SØKNAD-/TILSAGNSREGISTER
Her vil vi forklare funksjoner i søknad- og tilsagnsregisteret. For å komme til «Søknad- og tilsagnsregister» klikk på Søknader i hovedmenyen.
Filtrering i registeret
Som standard filtrering benyttes fanene. Fanene filtrerer registeret på grunnlag av prosjektstatus. For eksempel vil søknader med prosjektstatus "Sendt" plasseres i fanen "Nye søknader". For noen vil ikke filtrering på fanene være spesifikt nok for å finne korrekt prosjekt, derfor har du også muligheten til å filtrere på: fritekst, år, saksbehandler, støtteordning, ramme og mer. Hvis du har tenkt å søke med fritekst, vil vi anbefale at du står i fanen «Alle» for å unngå at prosjektstatusen påvirker søket.
Snarveier
Illustrasjonen under viser en oversikt over ulike snarveier of funksjoner i registreret.
Klikk på videoen under for å se en detaljert gjennomgang av funksjonalitet i søknad- og tilsagnsregister.
I RF13.50 brukes begrepene "sluttvurdering" og "saksbehandling" om hverandre. For å komme til saksbehandling gjør følgende:
- Gå til Søknad- og tilsagnsregisteret
- Klikk på "hamburgermenyen" til venstre for den aktuell saken
- Klikk deretter på [Saksbehandling]
NB! Husk å klikk "Lagre og rediger" nederst på skjermbildet etter hver fane du fyller ut for å lagre data underveis.
Side for sluttvurdering åpnes. Første fane heter Saksbehandling. Fyll ut nøkkelopplysninger for prosjektet.
I RF13.50 kan du enkelt registrere søknader som har kommet inn på papir eller interne tilsagn uten at du trenger å logge inn som søker. Du kan velge mellom å legge inn hele søknaden eller et forenklet tilsagn. Et forenklet tilsagn er fortrinnsvis ment for de som kun ønsker å rapportere til KMD. Når forvalter registrerer et forenklet tilsagn, legges kun inn nøkkelinformasjon om prosjektet, det er fortsatt mulig å produsere dokumenter, men mye av basisinformasjonen mangler.
For å registrere en søknad eller et forenklet tilsagn, gjør følgende:
- Gå til Søknad- og tilsagnsregisteret.
- Nederst til venstre på siden finner du knappene Ny søknad og Nytt forenklet tilsagn.
- Klikk på en av de knappene for å starte registreringen.
Klikk på videoen under for å se en steg-for-steg veiledning av utfylling av nytt forenklet tilsagn.
I RF13.50 har saksbehandler muligheten til å registrere en utbetaling på et prosjekt. Saksbehandler trenger i utgangspunktet bare å fylle ut siden "Utbetalingsanmodning", for å registrere en utbetaling, men det er anbefalt å fylle ut hele anmodningen for å få mest mulig informasjon inn i systemet. Saksbehandler kan behandle ferdig anmodningen samtidig som den registreres. Dette er forklart på bildene under:
For å registrere en ny utbetaling, gjør følgende:
- Fra søknads- og tilsagnsregisteret klikk på prosjektnavnet til tilsagnet en ønsker å registrere en utbetaling på
Prosjektets startside åpnes
- Fra prosjektets starteside klikk på [Åpne Utbetalingsliste] i menyen til høyre på siden
Liste over prosjektutbetalinger åpnes
- Klikk på tittelen på innsendt anmodning for å behandle den
- Klikk på [Legg til anmodning om utbetaling] for å legge inn en utbetaling manuelt
Siden "Ny utbetaling (anmodning)" åpnes.
- Velg mellom delutbetaling og sluttutbetaling.
- Klikk på [Opprett ny utbetaling] for å fortsette.
- Fyll ut de obligatoriske feltene (*).
- Saksbehandler kan allerede her behandle ferdig utbetalingen.
- Klikk [Lagre] og gå til neste fane:
Neste fane er Statusrapportering: Den er ikke obligatorisk for saksbehandler å fylle ut.
- Svar på alle spørsmålene i statusrapporten.
- Klikk på [Lagre] deretter gå til neste fane: "Kostnadsrapport"
Neste fane er Kostnadsrapport: Denne er ikke obligatorisk for saksbehandler å fylle ut.
- Angi akkumulerte kostnader så langt
- Hvis kostnadsplanen ikke vises, klikk på "kopier kostnadsplan"
- Klikk på [Lagre] deretter gå til neste fane: "Vedlegg og MRS-rapport"
- Last opp ev. vedlegg.
- Dersom det er fylt ut en MRS-rapport kan det også legges til her.
- Klikk på [Lagre og lukk] for å fullføre utbetalingsanmodningen.
Klikk på videoen under for å se en steg-for-steg veiledning av hvordan saksbehandler opppretter en utbetalingsanmodning og utbetalingsregime.
Som ny forvalter kan det være aktuelt å kontrollere at det er korrekt informasjon som er innlagt på forvalter. Det kan hende du ønsker å gjøre endringer i adresseinformasjonen, endre konfigurasjonen eller legge til publiseringstekst for forvalteren.
For å endre adresseinformasjon, gjør følgende:
- Klikk på [System] i hovedmenyen.
- Fra [System] klikk på [Endre Forvalter] i menyen til venstre.
- Siden "Endre Forvalter" åpnes. Her kan administrator endre adresseinformasjon.
- Klikk på [System] i hovedmenyen.
- Klikk på [Endre konfigurasjon] i menyen til venstre på siden.
- Siden "Endre forvalter konfigurasjon" åpnes. Første fane er "Arkivfunksjonalitet"
For å endre publisering og andre funksjonaliteter, gjør følgende:
- Klikk på [Startside] i hovedmenyen.
- Fra startsiden klikk på [Endre konfigurasjon], deretter velg fanen som heter "Publisering og funksjonalitet"
- Her kan administrator endre publisering og andre funksjonaliteter.
For å endre verbal status- og sluttrapportering på anmodning, gjør følgende:
- Velg fanen "Status-/sluttrapportering på anmodning"
- Velg antall felter som vises i status og sluttrapportering. Ledetekstene kan også tilpasses.
For å endre utbetalingsanmodning, gjør følgende:
- Velg fanen "Utbetalingsanmodning"
- Velg antall felter som vises i status og sluttrapportering. Ledetekstene kan også tilpasses.
Veiviser for årsrapporteringen finner du på to måter:
- Administratorer får direkte tilgang til lenke for oppstart av veiviser på startsiden etter innlogging.
- Administratorer har tilgang til veiviser under hovedfanen "Ramme/regnskap" -> "Årsrapport til KMD" i venstre kolonne under "Rapportering" i skjermbildet.\
Vennligst merk at veiviser for årsrapportering er en rutine som validerer samtlige rapporteringspliktige rammer. Det er mao. ikke mulig å fullføre veiviser på en enkelt ramme dersom det er feil på tilsagn fra en annen rapporteringspliktig ramme.
Video
Klikk på videoen under for å se en steg-for-steg veiledning av "veiviser for årsrapportering".
Beskrivelse på funksjonalitet i "Veiviser for årsrapportering"
Veiviseren inneholder funksjonalitet for å kvalitetssikre innsendte data. Blant annet vil ikke rapporten kunne sendes inn før all rapporteringspliktig informasjon er fylt ut. Det vil fremgå klart i veiviser hvilke rammer, bevilgninger og tilsagn dette gjelder. Informasjon som mangler vil være merket med en rød sirkel med hvitt utropstegn. I tillegg vil det være noen typer informasjon som bør vurderes nærmere. Denne informasjonen vil ikke være til hinder for at rapporten kan sendes inn. Denne informasjonen er markert med en gul varseltrekant.
Skjermbildet "Veiviser for årsrapportering" er logisk inndelt og tilpasset ramme-/regnskapsstrukturen i programmet. Denne strukturen består av 3 ulike nivåer tilsvarende:
- Øverst i hierarkiet er begrepet RAMME som kort fortalt er en "pengekilde" med diverse meta-data som f.eks. hvilken KMD kapittel/post midlene er bevilget fra (551.60, 551.61, etc). Typiske navn på en ramme kan være "Kommunalt næringsfond", "Kraftfond", "Omstillingsmidler", etc.
- På nivået under RAMME har vi begrepet BUDSJETTOMRÅDE som rent teknisk representerer et regnskapsår med tilhørende data. Et kommunalt næringsfond vil typisk ha flere budsjettområder, men kun ett budsjettområde pr. tilsagnsår. Typiske navn på et budsjettområde under et kommunalt næringsfond kan være "Midler 2012", "Midler 2013", "Midler 2014", etc
- Siste nivå i regnskapsstruktur i denne kontekst av årsrapportering, er tilskuddene innlagt på sakene/prosjektene og annen obligatorisk informasjon som skal være registrert på hvert rapporteringspliktig tilsagn.
I veiviseren må administrator bekrefte at informasjonen er korrekt og klar for utrapportering. Når rutinene i veiviseren er gjennomført, vil Spine hente ut og videresende rapporteringen til KRD. I motsetning til tidligere, vil den enkelte forvalter ikke lenger måtte sende inn årsrapporten per e-post.
Når veiviser er fullført og årsrapport er sendt, vil dette fremgå i veiviser dato og tidspunkt for Innsendt dato. Etter frist for innlevering vil det bli foretatt kontroll på innrapporterte data og evt. tilbakemeldinger vil bli gitt . Dette kan medføre behov for justeringer fra forvalter sin side med påfølgende ny innsendelse av årsrapport i samme veiviser som benyttet første gang.
Forvalter kan lage Word dokumenter lokalt og laste disse opp i programmet. Deretter kan disse benyttes for å produsere søknadsbrev, tilsagnsbrev etc. Bruk av fletting forenkler denne prosessen slik at samme brev skrives ut med forskjellig innhold til forskjellige mottakere. Fletting er ganske enkelt, man legger inn felter i maldokumentet sitt, som automatisk fylles med korrekt informasjon fra en datakilde. Det er forvalteren selv som bestemmer hva slags informasjon som skal være med i de forskjellige brevene, men navnet på feltene som skal fylles med informasjon, bestemmes av systemet og angis i en liste. Forvalteren må finne riktig feltnavn i listen og plassere dette på rett sted i malen sin.
For å åpne dokumentmalarkivet, gjør følgende:
- Klikk på [System] i hovedmenyen.
- Klikk deretter på [Dokumentmalarkiv] i menyen til venstre på siden.
Fra dokumentmalarkivet kan administrator gjør følgende:
- Laste ned standard maler og redigere de etter spesifikke behov.
- Dokumentet Alleflettekoder2014.docx inneholder flettekodene systemet benytter.
- Last opp egendefinerte maler, som kan brukers til å produsere saksdokumenter.
Video 1: Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, tilpasse de til eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon: Klikk på lenken under for å se video:
Video 2: Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, legge til flere flettefelter etter eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon. Klikk på lenken under for å se video:
For å laste opp dokumenter, gjør følgende:
- Fra dokumentmalarkivet klikk på [Last opp nytt dokument] nederst på siden.
Siden "Last opp ny dokumentmal" åpnes:
- Velg dokumentet du vil laste opp
- Klikk [Last opp dokument] for å komme til neste side.
- Velg hvilken type dokumentmal det er.
- Det er valgfritt å krysse av hvilke støtteordninger malen gjelder for.
- Klikk [Lagre og lukk] for å fullføre opplastingen.
- Her vil du se at dokumentet har blitt lastet opp.
- Klikk på filnavnet til dokumentet for å endre egenskapene.
