Når du som søker har fått brev om innvilget tilsagn fra din kommune/fylkeskommune må du selv logge inn i systemet (altså www.regionalforvaltning.no) og sende inn utbetalingsanmodning til forvalter.
I tillegg til å anmodning om et beløp så må du også fylle ut annen informasjon i skjemaet som:
- kontonummer beløpet skal betales til
- en verbal statusrapport som består av ett eller flere felter
- en tabell som viser akkumulerte kostnader (så langt i prosjektet) med utgangspunkt i godkjent kostnadsplan
- laste opp vedlegg som er krevd av forvalter
Husk at når man er ferdig med å registrere en utbetalingsanmodning, så må man eksplisitt klikke på [Send inn] knappen for å sende endelige anmodningen til forvalter.
Hvordan opprette og fylle ut en utbetalingsanmodning
1) Logg inn i din brukerkonto og finn tilsagnet ditt ved å klikke på fanen [Tilsagn] i toppmenyen.
2) Trykk på den grønne knappen "Utbetaling" som ligger til høyre for tilsagnet.
Klikk på et bilde for å gjøre det større
3) På neste skjermbilde vil du se en liste over alle innsendte og/eller påbegynte utbetalingsanmodninger. Dersom dette er din første utbetalingsanmodning vil listen være tom.
4) Klikk på knappen til venstre på skjermbildet som heter [Ny anmodning om utbetaling] for å opprette en ny anmodning.
5) Les gjennom informasjonsteksten øverst på skjermbildet. Trykk deretter på nedtrekksmenyen nederst og velg om anmodning skal være en delutbetaling eller sluttutbetaling.
- Delutbetaling velges når du skal anmode om deler av summen.
- Sluttutbetaling kan kun velges én gang og dette gjøres enten ved siste utbetaling eller om du anmoder om hele tilskuddsbeløpet.
Klikk på [Opprett ny anmodning] for å gå videre.
6) Fyll ut alle obligatoriske felt markert med rød stjerne (*).
7) Fyll ut fanen som heter statusrapportering eller sluttrapportering.
- Alle tekstfelt her skal være utfylt før du kan gå videre.
- Trykk på [Lagre og rediger] underveis for å lagre dine svar. Skjemaet lagres ikke automatisk og hvis det tar tid for deg å besvare alle spørsmål er det lurt å lagre ofte for å unngå at du blir logget ut og at innlagt tekst blir borte.
- Om du trenger hjelp til å besvare disse spørsmålene må du kontakte din saksbehandler.
Klikk på [Lagre og neste] for å komme til neste side.
8) Tabell under kostnadsrapport viser akkumulerte kostnader med utgangspunkt i godkjent kostnadsplan. Under kolonnen [Akkumulert] skal søker fylle ut akkumulerte kostnader så langt i prosjektets forløp.
9) På denne siden kan søker laste opp vedlegg som er krevd av forvalter. Dette vil trolig være dokumentert i tilsagnsbrev og/eller publiseringsteksten for støtteordningen.
- Trykk på knappen "Velg fil" og velg filen som skal lastes opp. Klikk på [Start opplastning] for å laste opp vedlegget.
- Det er kun mulig å laste opp én fil av gangen.
- Opplastede filer vil umiddelbart vises i listen under.
Klikk på [Lagre og avslutt] når skjemaet er ferdig utfylt.
10) Det er nå mulig å sende inn utbetalingsanmodningen
- Dersom anmodningen viser rød tekst "Ikke ferdig utfylt" betyr dette at et eller flere felt mangler tekst. Trykk på beskrivelsen på anmodningen (eller blyant-ikonet) for å redigere på den.
- Dobbeltsjekk at anmodnigen er ferdig utfylt og at ingen vedlegg mangler. Anmodningen kan ikke redigeres etter innsending.
Når anmodningen er fullført og klar for innsendelse, klikk på grønn knapp [Send inn].
11) Signér/bekreft innsendelse.
Kryss av bekreftelseboksen og klikk på [Send inn anmodning]. Du har nå sendt inn anmodningen til forvalter.
Kan jeg endre på en innsendt utbetalingsanmodning?
Svar på dette spørsmålet er Nei. Når en utbetalingsanmodning er innsendt vil den være låst for endringer.
Om du f.eks har glemt å laste opp et vedlegg, eller ønsker å gjøre andre endringer så må du ta direkte kontakt med din saksbehandler (eller forvalter du har søkt hos) og gi dem beskjed.
Forvalter kan selv velge å rette opp i små feil, eller låse opp anmodnignen for deg slik at du selv kan endre den.