Konfigure bruk av arkivfunksjonalitet i RF13.50

I en ny forvalter-rolle er dette noe av det første Administrator selv konfigurerer dersom denne funksjonalitet ønskes. Det tekniske med å "Endre konfigurasjon" for arkiv er forklart nærmere på en av lenkene under:



Beskrivelse av arkivfunksjonalitet i RF13.50

I RF13.50 (www.regionaforvaltning.no) er det implementert en enkel funksjonalitet for samhandling med sak-/arkivsystem i fylkeskommune/kommune. Denne funksjonalitet er basert på automatisk overføring av arkivverdig materiale til arkivsystemet via e-post til "postmottak@kommune.no" adresse hos forvalter.


Vi ønsker å understreke at RF13.50 er utviklet som et fagsystem og innehar derfor ikke direkte funksjonalitet tilsvarende et arkivsystem. Pr. i dag eksisterer det vel maksimalt 4-5 ulike sak-/arkivsystemer som offentlige etater kan benytte som et offisielt sak-/arkivsystem i forvaltningen. Men mye informasjon som legges inn i RF13.50 er definitivt arkivverdig materiale og derfor innehar systemet funksjonalitet for overføring av arkivverdig informasjon til arkivssystemet. Dette foregår ved at RF13.50 automatisk lager e-poster som sendes postmottak (søknad, andmodning om utbetaling) eller ved at saksbehandler benytter RF13.50 til dokumentproduksjon av f.eks. tilsagnsbrev og manuelt overfører dette til sak-/arkivsystemet.


Skjematisk fungerer overføring av søknad til arkivsystemet tilsvarende som:

  1. Søker fyller ut en digital søknad tilknyttet ønsket støtteordning (tilskuddsordning) pålogget sin søker-rolle. Når søknad er ferdig utfylt, sender søker denne digitalt inn til forvalter via funksjonalitet i RF13.50. Søker vil i løpet av kort tid motta kvittering pr. e-post som bekreftelse fra forvalter på mottak av søknaden.
  2. I RF13.50 trigges en rutine ved innsendelse av søknad som automatisk lager en e-post som sendes til forvalter sin postmottak adresse tilsvarende "postmottak@kommune.no" som inneholder følgende:
    (i) emne og meldingstekst som info til arkivmottak
    (ii) utfylt søknad vedlagt e-post i format PDF
    (iii) samtlige vedlegg søker har vedlagt sin søknad
  3. I sak-/arkivsystem i fylkeskommune/kommune blir det opprettet en ny sak ved mottak av e-post fra RF13.50 som forklart i punkt (2) ovenfor.

 

Som beskrevet i skjematisk framstilling ovenfor er det ingen "to-veis" kommunikasjon mellom RF13.50 og sak-/arkivsystem. Dette betyr i praksis at det må lages prosedyrer internt hos forvalter hvordan sak som er opprettet i RF13.50 og deretter sendt arkivsystemet pr. e-post, følges opp i etterkant. Vår erfaring over et par år med opplæring i RF13.50 hos både fylkeskommuner og kommuner i denne kontekst, er at det er veldig forskjellig hvordan de ulike organer organiserer slike typer rutiner.

  • Vi har på den ene ytterkant forvaltningsorganer som velger å produsere de fleste dokumenter i RF13.50 basert på egne tilpasset dokumentmaler. De benytter RF13.50 til å produsere type dokumenter som saksvurdering, saksframlegg, tilsagnsbrev m.fl. Deretter har de egne interne rutiner for hvordan de ferdig produserte dokumentene overføres til korrekt sak i sak-/arkivsystemet.
  • Dernest har vi på den andre ytterkant forvaltningsorganer som ikke bruker RF13.50 for dokumentproduksjon, men utfører all forvaltning i sak-/arkivsystem inntil det blir et vedtak på søknad. Når det er gjort vedtak på søknad blir prosjektstatus og obligatorisk saksbehandling oppdatert i RF13.50.


Det viktigste i forbindelse med valg av rutiner knyttet til arkiv, er at forvalter har rutiner som sikrer god forvaltning iht til gjeldende lover og forskrifter. RF13.50 er et fagsystem levert og eid av KMD hvor de både setter rammer for funksjonalitet i systemet og premisser for hvilken informasjon hver forvalter må registrere i systemet dersom de mottar "rapporteringspliktige statlige midler".



Nytt prosjekt for "to-veis" kommunikasjon med ulike arkivsystemer

Til orientering foregår det et prosjekt nå i 2014 for å implementere utvidet arkivfunksjonalitet i RF13.50. Prosjektet er initiert av Sør-Trøndelag fylkeskommune i samarbeid med flere andre fylkeskommuner, egen it-avdeling og SPINE AS. Vi kan p.t. ikke si en eksakt dato for publisering, men håper dette skal være på plass tidlig 2015. Målet med prosjektet er i hovedsak:

  1. å kunne publisere en ny generisk tjeneste (webservice) som gir fagsystemer alà RF13.50 et transparent grensesnitt for to-veis kommunikasjon med de ulike arkivsystemene som benyttes i Norge
  2. å implementere funksjonalitet i RF13.50 som benytter tjenesten utviklet av it-avdeling i Sør-Trøndelag fylkeskommune som forklart under pkt (1) ovenfor