I RF13.50 kan forvalter registrere søknader som har kommet inn via e-post eller papir. Du kan velge å legge inn hele søknaden eller en forenklet versjon, kalt "forenklet tilsagn." Ved forenklet tilsagn registreres kun nøkkelinformasjon om prosjektet, og noen basisopplysninger vil mangle.

Hovedforskjellen mellom forenklet tilsagn og ordinær søknad er at:

  • Kun forvalter kan registrere forenklet tilsagn.
  • Mindre data legges inn, som en kort prosjektbeskrivelse og kontaktinformasjon for søker/prosjekteier og prosjektleder.
  • Registreringsskjemaet inkluderer også saksbehandlerinformasjon som arkivsak-ID og finansieringskilder.


Hele arbeidsprosessen for tilsagn fullføres under registreringen, og saken kan valgfritt overføres til arkiv.



For å opprette en søknad eller et forenklet tilsagn, gjør følgende:

  • Gå til fanen "Søknader" i hovedmenyen
  • Nederst til venstre på siden finner du knappene [Ny søknad] og [Nytt forenklet tilsagn]. 
  • Klikk på en av disse knappene for å starte registreringen.

"Ny søknad"- forvalter fyller ut hele søknadsskjemaet
"Nytt forenklet tilsagn" - Forvalter legger inn nøkkelinformasjon om prosjektet, i tillegg til å utføre noe av saksbehandlingen på saken


Klikk på bildet for å gjøre det større.



Utfylling av forenklet tilsagn

1) Fyll ut alle sider i skjemaet. Merk at årstall kan endres under første fane "beskrivelse". Trykk på knappen "Lagre og neste" under hver side for å lagre informasjon og gå neste side.




2) Under fanen "Økonomi" -> "Finansieringskilder" legges inn opplysninger som søknadsbeløp og innvilget beløp (tilskuddsbeløp) m.m. Se eksempel på bildet under.




3) Når du er ferdig og har kommet til siste side, klikk på "Lagre og innvilg tilsagn". Dersom det mangler data på tilsagn vil det komme frem en plakat om dette, men i forbindelse med innsendelse av forenklet tilsagn vil saksbehandler likevel kunne velge å sende inn med manglende data. Se bildet under for veiledning.




 


Merknader:

  • Det sendes ingen e-post i forbindelse med registrerting av forenklet tilsagn, men dersom du har valgt å registrere en "Ny søknad" og sender denne inn vil en kvittering sendes per e-post til søker.
  • Når saksbehandler til slutt klikker på [Innvilg tilsagn], blir enkelte saksbehandler data registrert automatisk, dette gjelder i hovedsak:

    - status på forenklet tilsagn satt til "Innvilget"

    - tilsagn blir låst 

    - saksbehandler blir satt til samme bruker som utfører innsendelse

    - tilskuddsbeløp innlagt vil automatisk vises i regnskap under ramme/budsjettområde

 



For å gjøre endringer på en egenregistrert søknad gjør følgene:


  • Gå til Søknad- og tilsagnsregisteret, og velg filtreringsfanen "Egne saker"
  • Klikk på søknadsnummeret til aktuell sak. Dersom saken er låst, må den låses opp først.
  • Start redigering/endring av søknad og husk å lagre.


Bilde 2xxxxxxx




Om søker selv skal ha tilgang til søknaden i systemet


Dersom forvalter vil knytte tilsagnet til en søker må forvalter overføre søknaden/tilsagnet til søker sin brukerkonto. Da må søker først opprette en brukerkonto i systemet hvis ikke de allerede har dette. Når søknaden har blitt overført kan søker registrere utbetalingsanmodninger på saken.