Artikkeloversikt
RF13.50 åpner for mange muligheter med hensyn til forenkling av saksbehandlingen ved å gjenbruke tekst fra søknaden. Dette gjøres ved at en legger inn flettekoder (mergefield-koder) inn i forhåndsdefinerte maler. De forhåndsdefinerte malene lastes så opp og gis en egenskap som tilsvarer hvor i dokumentproduksjonen malen kan benyttes (type dokumentmal). I RF13.50 finnes det systemmaler, men forvalter kan selv lage egne maler. Eventuelt kan forvalter selv legge inn flettekoder (mergefield-koder) i eksisterende maler.
Denne dokumentproduksjonsmenyen finnes til høyre på prosjektets startside.
For å produsere et dokument fra prosjektets startside, gjør følgende:
• Fra Søknads- og tilsagnsregisteret klikker en på prosjektnavnet til søknaden/tilsagnet en ønsker å åpne.
• Prosjektets startside åpnes:
• Fra prosjektets startside klikk på [Saksvurdering], velg dokumentmal og format.
• Åpne eller lagre dokumentet.
Obs! Det er kun administrator som har tilgang hovedmenyen [System] og kan utføre denne rutinen.
Forvalter kan tilpasse egne Word dokumenter lokalt på sin datamaskin, og deretter laste disse opp i systemet. Disse brevene benyttes for å produsere søknadsbrev, tilsagnsbrev, saksvurdering, m.m. Bruk av fletting forenkler denne prosessen slik at samme brev skrives ut med forskjellig innhold til forskjellige mottakere. Fletting er ganske enkelt; man legger inn felt i maldokumentet, som automatisk fylles med korrekt informasjon fra en datakilde. Det er forvalteren selv som bestemmer hva slags informasjon som skal være med i de forskjellige brevene, men navnet på feltene som skal fylles med informasjon, bestemmes av systemet og angis i en liste. Forvalter må selv finne riktig feltnavn i listen og plassere dette på rett sted i malen sin.
For å komme i gang benytter vi en standard "Systemmal" i systemet som mal for dokumenttilpassing. Først må vi finne og laste ned den aktuelle malen i dokumentmalarkiv, og deretter kan vi gjøre tilpassinger.
Åpne dokumentmalarkivet:
- Klikk på [System] i hovedmenyen
- Klikk deretter på [Dokumentmalarkiv] i menyen til venstre på siden
- Last ned standard systemmaler til høyre på siden, og tilpass dokumentene etter behov
En liste over alle systemmaller finner du i den grå ruten til høyre på skjermbildet. Klikk på aktiv tekst under ønsket mal for å laste den ned. I dette eksempelet skal vi tilpasse Søknad (søknadsbrev).
Obs! Redigerbart søknadsskjema har egne dokumentmal som er annerledes fra andre maler. Velg "Alle" på begge gule nedtrekksmenyer for å se en liste over absolutt alle maler som finnes i systemet.
Fra dokumentmalarkivet kan administrator laste ned alle flettekoder:
- Under tittelen "Systemmaler" velg verdien "Alle" på begge nedtrekksmenyene
- Dokumentet "ALLEFLETTEKODER.DOCX" vil dukke opp. Denne inneholder alle flettekodene systemet benytter
- Merk at dokumenter relatert til anmodning/anvisning av utbetalinger har et eget dokument med felttekoder
- Begge maler kan lastes ned her (se vedlegg på bunnen av denne artikkelen). Det er også mulig å laste dem direkte ned i Regionalforvaltning som vist på bildet under:
Klikk på lenkene under for å se liste på tilgjengelig flettekoder:
Merk:
Før du begynner å tilpasse brev merk at de alltid skal starte/slutte med kode «GroupStart:(...)» versus «GroupEnd:(...)». Dette er komandoen for kode. Disse legges inn som Mergefield-koder i Microsoft Word. Alle våre standard systemmaler vil alltid inneholde denne koden. Dersom du fjerner eller flytter på disse vil fletting altså ikke fungere på korrekt måte.
Hvordan sette inn nye flettefelt i dokumentmal i Word:
Ved å benytte seg av flettekoder (Mergefield-koder) i et Word-dokument, kan en flette inn elementer fra søknaden og saksbehandligen i dokumententene. Det kan være enkeltord eller mye tekst. En av fordelene med å benytte seg av flettekoder er at en sikrer seg at for eksempel vurdering og vedtak blir likelydende i alle dokumentene som lages i forbindelse med en søknad.
1. Last ned ønsket systemmal
2. Klikk på "Sett inn"
3. Klikk på hurtigdeler meny (se på illustrasjonen under)
4. Velg "Felt"
5. Velg feltnavn "MergeFiled"
6. Skriv ønsket flettekode i feltnavn, uten anførselstegn (flettekoden du velger må hentes fra listen med alle flettekoder)
7. Trykk på OK
8. Nytt flettefelt er nå lagt inn i dokumentmalen
For å laste opp og benytte egentilpasset dokumentmal, gjør følgende:
- Fra dokumentmalarkivet klikk på [Last opp nytt dokument] nederst på siden.
Siden "Last opp ny dokumentmal" åpnes:
- Velg dokumentet du vil laste opp
- Klikk [Last opp dokument] for å komme til neste side.
- Velg hvilken type dokumentmal dette er
- Velg hvilke støtteordninger malen gjelder for (du kan velge alle)
- Klikk [Lagre og lukk] for å fullføre opplastingen
- Her vil du se at dokumentet har blitt lastet opp.
- Klikk på filnavnet til dokumentet for å endre egenskapene.
For å slette et dokument, gjør følgende:
• Kryss av for dokumentet som skal slettes.
• Velg [Slett dokumenter]
• Bekreft sletting [OK]
• Dokumentet er slettet
Merk: Det er ikke mulig å slette ett dokument som overstyrer standard maler i en støtteordning. Gå inn på støtteordningen for å endre dette.
For å endre standardmal på støtteordning:
- Klikk på [System] i hovedmenyen.
- Klikk deretter på tittelen på den aktuelle støtteordningen som skal redigeres
- Gå til fanen [dokumentmaler] og velg maler som skal overstyre systemmaler
Veiledningsvideoer
Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, legge til flere flettefelter etter eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon. Klikk på spilleren under for å starte videoen.
Klikk her dersom du har problemer med avspilling av video.
Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, tilpasse de til eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon. Klikk på spilleren under for å starte video.
Klikk her dersom du har problemer med avspilling av video.