REGIONALFORVALTNING.no - Brukerstøtteportal

Vi beskriver her ny detaljert kostnadsrapportering utviklet i samarbeid med INTERREG Sverige-Norge og publisert på Regionalforvaltning.NO den 06.12.2015. Det nye rapporteringsregimet har skjematisk følgende endringer hva gjelder kostnadsrapportering:

1. Søker må spesifisere detaljerte kostnadsarter med påløpte kostnader denne perioden.
2. Ved opprettelse av delutbetaling nr 2, 3 etc blir tidligere kostnadsarter automatisk kopiert fra siste godkjente anmodning.
   
3. Søker legger alltid inn kostnader fra "denne perioden".
   
4. Systemet summerer automatisk totale kostnader påløpt så langt ved å inkludere tidligere godkjente kostnader.
5. Saksbehandler kan korrigere og overstyre godkjent beløp angitt på kostnadsartene.

Forvalter må aktivere bruk av detaljert kostnadsrapportering på støtteordning

Administrator hos forvalter må aktivere bruk av detaljert kostnadsrapportering på støtteordning. Før denne funksjonalitet blir aktivert er det viktig å forstå hva dette betyr både for søkere som skal fylle ut selve anmodning og for saksbehandlere som skal godkjenne og vurdere disse.

Bildet under viser hvor Administrator aktiverer bruk av detaljert kostnadsrapportering på en støtteordning. Pt er dette valget kun tilgjengelig for enkelte relevante forvaltere som har type INTERREG ordninger.

Søker oppretter og fyller ut "anmodning om utbetaling" som tidligere

For søker er prosedyre for å opprette og sende inn en anmodning om utbetaling identisk som tidligere. Søker merker egentlig ingen forskjell før selve kostnadsrapporten skal fylles ut. Bildet under illustrerer hvordan søker fyller ut detaljert kostnadsrapport på anmodning om utbetaling. Se beskrivelse til punktene under bildet.

Beskrivelse til punktene markert på bildet ovenfor:

1. For søker er det kun under fanen "Kostnadsrapport" hvor det er forskjell på utfylling av anmodning om utbetaling.
2. Som standard vises kun kostnader på hovedart nivå. Søker må ekspandere visning av kontoarter ved å klikke på "ekspander/kollaps" ikon (pkt 2 på bildet). Søker kan vise/skjule deltaljnivå på flere hovedarter samtidig.
3. Søker må klikke på [Legg til ny kontoart] for å spesifisere kontoarter det har vært kostnader på i denne perioden. Ved utfylling av  2., 3. anmodning etc, blir samtlige tidligere kontoarter automatisk kopiert. Så det vil alltid være mest arbeid med utfylling av den første anmodningen hvor de fleste kontoartene må opprettes.
4. Søker må klikke på [Lagre kontoart] for å lagre alle innlagte kontoarter og periodens kostnader. Alle summeringer blir også oppdatert tilknyttet denne hovedarten.
5. Når søker klikker på [Lagre og rediger]  (pkt 5 nederst på bildet), lagres alle endringer på skjermbildet og samtlige summer blir oppdatert. I tillegg blir alle åpne visninger av kontoarter lukket slik at man ser totaliteten av innlagte kostnader kun på hovedart nivå.
6. Beløpet som fremkommer som "Maksimalt beløp til utbetaling 30.40%" under pkt 6 er informasjon til søker. Dette utgjør det maksimale beløpet søker kan anmode utbetalt i denne perioden basert på den % andelen periodens kostnader utgjør. Viktig å huske her at det beløp som det anmodes utbetalt her, gjelder kun til en av flere finansiører på tilsagnet. I dette tilfellet er det "Interreg Indre Scandinavia" bidrar med 30.40% av total finansiering.
   
7. Søker korrigerer det beløp som anmodes utbetalt etter utfylling av periodens kostnader. Dette beløp kan også korrigeres under første fane, det er mao samme datafelt som oppdateres og representerer det beløp søker anmoder utbetalt.
8. Tall som fremkommer på pkt 8 viser det som ennå ikke er utbetalt på tilsagnet og dermed står som "Rest til utbetaling". Beløpet som fremkommer under pkt 6 vil aldri overstige dette beløpet.

Saksbehandler kan korrigere periodens godkjente kostnader på innsendt anmodning

Rutiner hos forvalter for håndtering av innsendte anmodninger er identisk uavhengig om det er benyttet standard eller detaljert kostnadsrapportering. På anmodninger hvor detaljert kostnadsrapportering er benyttet, har saksbehandler muligheter for å korrigere kostnadsrapport. I hovedtrekk har saksbehandler mulighet til følgende korrigeringer på utfylt kostnadsrapport:

• korrigere periodens beløp på innlagte kostnadsarter uten å slette historikk på søkers opprinnelige beløp
  
• korrigert beløp blir automatisk summert opp som godkjent beløp for periodens kostnader
  
• legge til nye kostnadsarter
• legge til nye hovedarter (søker har ikke anledning til å legge til nye hovedarter)
  
• legge til sjablong kostnadsart "Kontor og administrasjon"
• korrigere anmodet beløp til utbetaling

Funksjonalitet beskrevet ovenfor utføres på tilsvarende skjermbilde som vist under. Beskrivelse til markerte punkter under bildet.

1. Saksbehandler har korrigert beløp på 2 kontoarter innlagt under hovedart "01.Eget personale":
   - "Lønn for god rapportering" er redusert til kr 4.000.000
   - Sjablong kontoart "Kontor og administrasjon" er opprettet og beløp innlagt tilsvarende kr 557.650
   - Vi ser da at periodens godkjente kostnader på denne hovedart er redusert med kr 100.000 og dette blir summert opp på hovedart nivå
2. Saksbehandler har lagt inn ny kontoart under hovedart "02.Eksterne tjenester":
   - "Innleid konsulent fra INTERREG admin." er opprettet og beløp innlagt tilsvarende kr 100.000
   - Vi ser da at periodens godkjente kostnader på denne hovedart er økt med kr. 100.000,- og dette blir summert opp på hovedart nivå.

Når saksbehandler har lagt inn korrigeringer og lagrer siden, vises kun sammendrag på hovedart nivå tilsvarende som vist på bildet under.

Dokumentmal for PDF produksjon av anmodning om utbetaling, er tilpasset den nye detaljert kostnadsrapporteringen. Bildet under viser godkjente kostnader etter korrigeringer slik det fremkommer ved dokumentproduksjon som godkjente kostnader i PDF dokument.