Artikkeloversikt



Saksbehandling

Vi vil i dette dokument, ved hjelp av illustrasjoner gi en korfattet og skjematisk framstilling av "standard" saksbehandling i RF13.50.



For å komme til saksbehandlingsvindu på en sak, gjør følgende:

  • Gå til Søknad- og tilsagnsregisteret (trykk på fanen "Søknader" i toppmenyen)

  • Finn den aktuelle saken som skal saksbehandles. Legg merke til at du velge ulike filter over utvalget. Du kan eksempelvis velge å filtrere på Innvilget Tilsagn og èn bestemt støtteordning.

  • Trykk på den røde "hamburger"-menyen til venstre for saken du ønsker å behandle

  • Klikk deretter på [Saksbehandling]

Klikk på bildet for å gjøre den større



Fane 1: "Saksbehandling"

Under denne første fanen i saksbehandlingsvindu fylles ut nøkkelopplysninger for prosjektet

  • Obligatorisk rutine på alle rapporteringsplike tilsagn: Korrekt "Prosjektatus" må velges på denne siden.
  • Saksbehandler/forvalter velger selv hvor mye informasjon de fylle ut under denne fanen
  • Klikk [Lagre og rediger] deretter gå til neste fane: "Kostnad"

Tips!



Fane 2: Kostnad

Her legger forvalter inn en godkjent kostnadsplan.

Det er ikke obligatorisk å fylle ut denne fanen, men dersom dere bruker dette systemet til å produsere dokumenter (f.eks tilsagnsbrev) vil brevet automatisk flette inn informasjon om kostnadsplanen som legges inn her. Når søker registrerer utbetalingsanmodninger vil også informasjon om kostnadsplan hentes fra denne fanen.

  • Trykk på knapp "Kopier fra søknad" for å hente kostnasplan fra søknaden
  • Skriv en godkjent kostnadsplan
  • Du kan legge til og slette rader med knappene under planen
  • Slett rader ved å huke av til venstre for aktuell rad, og trykk på "slett rad" under
  • Husk at det finnes flere sider. Bla til neste side med pilene over planen (se forklaring på bildet under)
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer


Fane 3: Finansiering
Her legger forvalter inn en godkjent finansieringssplan.

Det er ikke obligatorisk å fylle ut denne fanen, men dersom dere bruker dette systemet til å produsere dokumenter (f.eks tilsagnsbrev) vil brevet flette inn informasjon om kostnadsplanen som legges inn her.

  • Klikk på "Kopier finansieringsplan fra søknad" for å hente finansieringsplan fra søknaden
  • Gjør eventuelle endringer i kostnadsplanen på samme måte som forrige fane
  • (Utløste midler fra andre finansieringskilder er kun tilgjengelig for fylkeskommuner)
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer


Fane 4: Fin.kilde (finansieringskilder)

Her skal forvalter oppgi hvor prosjektet får finansiering fra (altså ramme og budsjettområde), i tillegg til innvilget beløp.

  • Obligatorisk rutine på alle rapporteringsplike tilsagn: Velg Ramme, Budsjettområde og skriv innvilget Beløp på alle innvilgede tilsagn

  • Dersom Ramme og/eller Budsjettområde mangler i nedtrekksmenyen må disse legges til manuelt. Dette gjøres i toppmenyen Ramme/Regnskap: Klikk her for veiledning om dette tema "Ramme/regnskap"
  • Søknadsbeløp kan overstyres i dette vinduet, til høyre på siden, under "Sammendrag finansiering"
  • Hvis prosjektet f.eks blir finansiert av flere kilder, klikk [Ny rad i finansieringskilder]. Du kan dele opp innvilget sum over flere rader med ulike rammer/budsjettområder
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer



Fane 5: Geografi

Her kan forvalter kontrollere at søker har valgt rett geografi



Fane 6: KMD

  • Obligatorisk rutine på alle rapporteringsplike tilsagn: Velg både primærkategori og utdypningskategori(er)

  • Skriv inn NACE kode og antall ansatte ved bedriftsstøtte
  • Klikk på [Lagre og rediger] deretter gå til neste fane: "Offentlig støtte"


Fane 7: Offentlig støtte

  • Vurder de 6 vilkårene for offentlig støtte (EØS-avtalens regler om offentlig støtte)
  • Skriv en bekreftelse på at det er gjort en vurdering og en konklusjon.
  • Klikk på [Lagre og avslutt] for å lagre endringer.




Erklæring om habilitet 
               

  • Tilordnet saksbehandler på søknad/tilsagn kan digitalt bekrefte habilitet under saksbehandling bildet og fanen "Habilitet"

  • 3 felter lagres:

    • Avkrysning (Ja/Nei) som bekrefter habilitet

    • Tekstfelt med navn/signatur manuelt innlagt av saksbehandler

    • Automatisk oppdatert datofelt for tidspunkt av bekreftet erklæring

  • Kommando knapp for lagring kun tilgjengelig for valg/tildelt saksbehandler (saksbehandler tilordnes på fane 1 "Saksbehandling").

                 

Saksbehandler legger inn "Erklæring om habilitet"

               

  • Felter kun tilgjengelig for Saksbehandler på aktuell sak, mao. id på saksbehandler må være lik id på innlogget bruker

  • Saksbehandler avkrysser felt (1) og fyller inn navn/signatur i felt (2) og deretter lagrer dette med knapp (3) som illustrert under:

               

               

               
  • Innlagt "Erklæring om habilitet" er synlig for alle med tilgang til saksbehandling 

  • Det er ikke mulig for andre enn saksbehandler å endre erklæringen



               
Rangering og omtale


Rangering og omtale er en valfri funksjon som legges inn i første side i saksbehandlings-vindu. Hensikt med rangering og omtale er å kunne skille gode prosjekter fra mindre gode på en enkel måte. Innlegging av rangering må aktiveres av administrator i forvalter-rollen under konfigurasjon. Vi illustrerer under hvordan man aktiverer rangering og omtale under konfigurasjon.


Aktivering av rangering under konfigurasjon:



Hvordan legg inn rangering i saksbehandlingsvindu:


Visning og sortering i søknadsregisterer




Excel rapport som inkluderer "rangering og omtale":


Snarveier på Prosjektets Startside



Under Saksbehandling på prosjektets startside finnes snarveier til ulike handlinger/oppgaver som kan utføres i et enkeltprosjekt.

 

 Menyene under saksbehandling er som følger: