Vi vil i dette dokument, ved hjelp av illustrasjoner gi en korfattet og skjematisk framstilling av "standard" saksbehandling i RF13.50.



For å komme til saksbehandlingsvindu på en sak, gjør følgende:

  • Gå til Søknad- og tilsagnsregister
  • Finn den aktuelle saken som skal behandles. Husk at du kan velge ulike filter over utvalget.
  • Trykk på den røde "hamburger"-menyen til venstre for saken du ønsker å behandle
  • Klikk deretter på [Saksbehandling]

Klikk på bildet for å gjøre den større.



Fane 1: "Saksbehandling"

Under den første fanen i saksbehandlingsvindu fylles ut nøkkelopplysninger for prosjektet

  • Korrekt Prosjektatus må velges på denne siden.
  • Saksbehandler/forvalter velger selv hvor mye informasjon de fylle ut under denne fanen
  • Klikk [Lagre og rediger] deretter gå til neste fane: "Kostnad"


Visste du..?


Fane 2: Kostnad

Her legger forvalter inn en godkjent kostnadsplan.

Det er ikke obligatorisk å fylle ut denne fanen, men dersom dere bruker systemet til å produsere dokumenter som f.eks tilsagnsbrev vil brevet automatisk flette inn informasjon om kostnadsplanen som legges inn her. Når søker registrerer en utbetalingsanmodning vil også informasjon om kostnadsplan hentes fra denne fanen.

  • Trykk på knapp "Kopier fra søknad" for å hente kostnasplan fra søknaden
  • Skriv en godkjent kostnadsplan
  • Du kan legge til og slette rader med knappene under planen
  • Slett rader ved å huke av til venstre for aktuell rad, og trykk på "slett rad" under
  • Husk at det finnes flere sider. Bla til neste side med pilene over planen (se forklaring på bildet under)
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer


Fane 3: Finansiering
Her legger forvalter inn en godkjent finansieringssplan.

Det er ikke obligatorisk å fylle ut denne fanen, men dersom dere bruker dette systemet til å produsere dokumenter (f.eks tilsagnsbrev) vil brevet flette inn informasjon om kostnadsplanen som legges inn her.

  • Klikk på "Kopier finansieringsplan fra søknad" for å hente finansieringsplan fra søknaden
  • Gjør eventuelle endringer i kostnadsplanen på samme måte som forrige fane
  • (Utløste midler fra andre finansieringskilder er kun tilgjengelig for fylkeskommuner)
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer



Fane 4: Fin.kilde (finansieringskilder)

Her skal forvalter oppgi hvor prosjektet får finansiering fra (altså ramme og budsjettområde), i tillegg til innvilget beløp.

  • Obligatorisk rutine: Velg Ramme, Budsjettområde og skriv innvilget Beløp på alle innvilgede tilsagn

  • Dersom Ramme og/eller Budsjettområde mangler i nedtrekksmenyen må disse legges til manuelt. Dette gjøres i toppmenyen Ramme/Regnskap: Klikk her for veiledning om dette tema "Ramme/regnskap"
  • Om nødvendig kan søknadsbeløp overstyres i dette vinduet, under "Sammendrag finansiering"
  • Hvis prosjektet f.eks blir finansiert av flere kilder, klikk [Ny rad i finansieringskilder]. Du kan dele opp innvilget sum over flere rader med ulike rammer/budsjettområder
  • Klikk [Lagre og rediger] for å lagre endringer



Fane 5: Geografi

Forvalter kontrollerer at søker har valgt rett geografi



Fane 6: KMD

  • Obligatorisk rutine: Velg primærkategori og utdypningskategori(er)

  • Skriv inn NACE kode og antall ansatte ved bedriftsstøtte
  • Klikk på [Lagre og rediger] deretter gå til neste fane: "Offentlig støtte"


Fane 7: Offentlig støtte

  • Vurder de 6 vilkårene for offentlig støtte (EØS-avtalens regler om offentlig støtte)
  • Skriv en bekreftelse på at det er gjort en vurdering og en konklusjon.
  • Klikk på [Lagre og avslutt] for å lagre endringer.




Fane 8: Habilitet 
               

  • Tilordnet saksbehandler på søknad/tilsagn kan digitalt bekrefte habilitet under saksbehandling bildet og fanen "Habilitet"

  • 3 felter lagres:

    • Avkrysning (Ja/Nei) som bekrefter habilitet

    • Tekstfelt med navn/signatur manuelt innlagt av saksbehandler

    • Automatisk oppdatert datofelt for tidspunkt av bekreftet erklæring

  • Kommando knapp for lagring kun tilgjengelig for valg/tildelt saksbehandler (saksbehandler tilordnes på fane 1 "Saksbehandling").

                 

Saksbehandler legger inn "Erklæring om habilitet"

               

  • Felter kun tilgjengelig for Saksbehandler på aktuell sak, mao. id på saksbehandler må være lik id på innlogget bruker

  • Saksbehandler avkrysser felt (1) og fyller inn navn/signatur i felt (2) og deretter lagrer dette med knapp (3) som illustrert under:

               

               

               
  • Innlagt "Erklæring om habilitet" er synlig for alle med tilgang til saksbehandling 

  • Det er ikke mulig for andre enn saksbehandler å endre erklæringen



               
Rangering og omtale


Rangering og omtale er en valfri funksjon som legges inn i første side i saksbehandlings-vindu. Hensikt med rangering og omtale er å kunne skille gode prosjekter fra mindre gode på en enkel måte. Innlegging av rangering må aktiveres av administrator i forvalter-rollen under konfigurasjon. Vi illustrerer under hvordan man aktiverer rangering og omtale under konfigurasjon.


Aktivering av rangering under konfigurasjon:



Hvordan legg inn rangering i saksbehandlingsvindu:


Visning og sortering i søknadsregisterer




Excel rapport som inkluderer "rangering og omtale":


Snarveier på Prosjektets Startside



Under Saksbehandling på prosjektets startside finnes snarveier til ulike handlinger/oppgaver som kan utføres i et enkeltprosjekt.

 

 Menyene under saksbehandling er som følger: