Innhold

  1. Logg på som forvalter
  2. Arkivinnstillinger og rapporteringsspørsmål
  3. Legg til nye brukere
  4. Opprett støtteordning (tilskuddsordning)
  5. Opprette ny ramme med budsjettområde inkl. bevilgning
  6. Legge inn rapporteringspliktige vedtak som ”Forenklet tilsagn”

I denne artikkelen veileder vi gjennom de første stegene for en helt ny forvalter i  systemet. Dette gjelder særlig kommuner og fylkeskommuner som har fått en nyopprettet forvalter-rolle i systemet, og ønsker å sette opp innstillinger og registrere støtteordninger på korrekt måte.




1. Logg på som forvalter


Gå til nettside på adressen www.regionalforvaltning.no og logg inn med mottatt brukernavn og passord. Du skal ha mottatt en e-post eller SMS med brukernavn og passord for pålogging til systemet. Skjermbilde for pålogging vist under. 



Dersom din kommune/organisasjon ikke enda har fått tilgang til systemet må følgende dokument lastes ned, fylles ut og sendes til din fylkeskommune. Klikk på lenken under for å laste ned dokument "Info Ny Forvalter": https://www.regionalforvaltning.no/Dokumentasjon/Publisert/RF13.50InfoNyForvalter.docx



2. Arkivinnstillinger og rapporteringsspørsmål



Meny: Innstillinger forvalter

Fane 1: Arkiv


I menyen "Instillinger forvalter" konfigurerer man blant annet arkivinstillinger. Dersom dere ønsker at alle innsendte søknader og utbetalingsanmodninger skal sendes til kommunens postmottak, aktiveres dette her. I tillegg til e-post for postmottak kan man legge til private e-postadresser til personer som ønsker å motta kopi/varsel om innsendte søknader og utbetalingsanmodninger til egen e-post. Se veiledning for "Automatisk overføring av søknad til arkiv" på bildet under:


Trykk på bildet for å gjøre det større.



Fane 3: Rapportering

Under fane 3 "Rapportering" kan man redigere ledetekster på rapporteringsspørsmpål som søker må besvare i forbindelse med innsendelse av utbetalingsanmodning.



3. Legg til nye brukere



Administrator kan opprette flere brukere som får tilgang til forvalterrollen. Brukere kan ha rollen Administrator som gir full tilgang til all funksjonalitet på forvalternivå, eller Saksbehandler kun som gir tilgang til ordinær saksbehandling. Saksbehandler vil blant annet ikke ha tilgang til fanen "System" hvor f.eks støtteordninger registreres. Dere kan ha så mange Administratorer eller Saksbehandlere dere selv ønsker.


Klikk her for å lese en beskrivelse av ulike roller som finnes i systemet.


Når det gjelder valg av brukertype i systemet kan vi gi følgende anbefaling:

  • for kommuner hvor det normalt kun vil være et par brukere, er det mest praktisk at samtlige har rollen Administrator
  • for et større fylke vil det være fornuftig å prøve å begrense antall administratorer, sett derfor rollen Saksbehandler på samtlige brukere som definitivt kun skal inn i systemet for saksbehandling av egne saker


Legg til ny bruker:



Fyll ut personopplysninger og påloggingsinformasjon til brukeren, og lagre:



Etter registrering av ny bruker kan du sende påloggingsinformasjon direkte til bruker:




4. Opprett en støtteordning



I Regionalforvaltning må alle forvaltere opprette minimum èn støttordning, dette er fordi alle søknader må være koblet til en støtteordning. Har man ingen publiserte støtteordninger, vil det ikke være mulig for en søker å finne det kommunen har av søkbare midler. For å kunne opprette en støtteordning er det nødvendig å ha rolle som Administrator.


Velg fanen øverst på siden som heter "System".


Klikk på et bilde for å gjøre det større

Skriv en informativ tittel på støtteordning (tilskuddsordning). Tittel er hovedinformasjon for søkere når de skal velge ordning for ny søknad. Det er mulig å endre tittel på støtteordningen når som helst. Etter valg av navn klikker man på "legg til støtteordning"



Fane 1: Støtteordning


Start utfylling av første fane i konfigurasjon: «Støtteordning».
Klikk på bildet for å gjøre det større.


Under beskriver vi hvilke felt som er obligatorisk å fylle under denne fanen (gjelder ved publisering av offentlig støtteordning):


  • «Tittel» skriv en informativ Tittel på støtteordning (tilskuddsordning). Tittel er hovedinformasjon for søkere når de skal velge ordning for ny søknad. Den korte tittel brukes internt i tabeller og Excel rapporter.

  • «Start publisering» her angir forvalter en spesifikk dato for når ordningen åpens for mottak av søknader. Denne kan være hensiktsmessig å benytte i forbindelse med publisering av støtteordninger der det foreligger en søknadsfrist, og man har annonsert om dette i aviser for det aktuelle nedslagsfeltet for støtteordningen. 

  • «Søknadsfrist» er motsatt av start publisering. Når denne datoen er passert vil støtteordningen ikke være publisert, og ei heller tilgjengelig for å kunne opprette nye søknader.

  • Velg søknadsskjema som skal benyttes på støtteordningen.  Her kan en velge mellom «Standard søknadskjema», «Kommunalt næringsfond» eller «Redigerbart søknadsskjema». 


Under beskriver vi hvilke felt som er valgfrie å fylle ut under denne fanen:


  • «Tittel kort» er beregnet for intern bruk, se eksempel under:
    - "KNF" kan brukes som en forkortelse av "Kommunalt næringsfond"

  • «Nettlenke» her kan forvalter velge å legge inn er URL til f.eks en spesifik side på kommunens/fylkeskommunens hjemmesider

  • «Tittel nettlenke» er navn på lenken over. Denne kan stå tom om du ønsker at kun URL skal vises

  • Knappen «Publisert» angir hvorvidt støtteordningen vil være søkbar i regionalforvaltning.no, eller ikke

  • «Forlenget søknadsfrist» gir mulighet for å tillate innsendelse av søknad etter "Søknadsfrist". Denne datoen vises kun intern i forvalter-rollen. Offiselt vises dato angitt som "Søknadsfrist" fortsatt som frist dato.

  • «Publiser støtteordning umiddelbart og før søknadsprosessen er åpen» gir mulighet for å overstyre synlighet av støtteordningen. Dersom forvalter ønsker at en støtteordningen skal være synlig, men ikke åpen/søkbar, før valgt dato kan verdien på felt her settes til JA. Om forvalter velger å "Publisere støtteordningen umiddelbart (...)" vil søker kunne se støtteordningen og lese publiseringsteksten. Søker vil også se en tekst som forteller at støtteordningen: "ÅPNER OM X-ANTALL DAGER" med korrekt dato den publiseres.
  • «EUR kurs» er en funksjon som er tilpasset Interreg, og vil ikke nødvendigvis være relevant for kommunene å fylle ut

  • «Kommunenr. i RF» er en funksjon som er under utvikling, men som vil kunne ha relevans ved et eventuelt regionalt næringsfond, der det er deltakelse fra flere kommuner


  • Husk alltid å lagre nederst på skjermbildet når du er ferdig å fylle ut skjemaet.




Fane 2: Utvalgskriterier


Her skal forvalter velge geografi og tematikk, samt den aktuelle støtteordningens regionalitet.

Disse valgene er tilknyttet de utvalgskriteriene som søker kan filtrere på for å søke seg frem til en spesifikk støtteordning uten at man nødvendigvis vet navnet på denne. For vår del vil vi måtte velge Troms som geografisk avgrensning. Den tematiske kategoriseringen vil være tilknyttet de mål man ønsker å nå ved den aktuelle støtteordningen. «Ordningens regionalitet» vil for de kommunale næringsfondenes del være Kommunal.



Fane 3: Publiseringstekst

Denne fanen er obligatorisk å fyllte ut ved publisering av offentlig støtteordning. På denne fanen skal generelle offentlig informasjonen om den aktuelle støtteordningen skrives.


Resten av sidene i en støtteordning er valgfrie å fylle ut. Se fullstendig veiledning for registrering av støtteordning på lenken under:



5. Opprett ny ramme, budsjettområde og bevilgning


Det regnskapsmessige i forhold til bevilgning og gitte tilskudd blir håndterte gjennom begrepene ramme, budsjettområder og bevilgning. Før man starter med å legge inn vedtakene burde man opprette en ramme med minimum ett budsjettområde, f.eks 2019, og et beløp som tilsvarer den bevilgning som er gitt i 2019. 



Se bildet under for et eksempel med forklaring på hvordan skjermbilde kan se ut i fanen "Ramme/Regnskap":


Vi beskriver under hvordan ramme, budsjettområde og bevilgning registreres i programmet.


(1) Opprett ny ramme

- klikk knapp [Ny ramme] i ”Ramme og fordeling”, tilgjengelig fra hovedmeny ”Ramme/regnskap” 

- fyll ut begge sider på skjema for ramme tilsvarende som vist under





(2) Legg til ett eller flere budsjettområder

- etter lagring av ramme under pkt (1), klikk på tittel på ny ramme for innlegging av budsjettområder

- dette åpner register for innlegging av nye budsjettområder på ramme, klikk knappen [Nytt 

budsjettområde]




- fyll ut begge sider på budsjettområde skjema tilsvarende som vist under





(3) Legg inn bevilgning på budsjettområde

I RF13.50 er det mulig å legge inn mange transaksjoner under et budsjettområde til forskjell fra gamle

systemet RAPP13.50 hvor det var en en-til-en relasjon mellom budsjettområde og bevilgning. Dette

gjør det mulig å legge inn bevilgning, renter, overførte saldo osv. på ett og samme budsjettområde.


- klikk på aktiv tekst i kolonne ”Bevilgning” tilsvarende som forklart på bildet under 




- etter lagring av bevilgning kan en gjenta innlegging av flere overføringer om behov 





6. Legg inn rapporteringspliktige vedtak manuelt



Når ramme, budsjettområde og bevilgning er opprettet kan du gå til søknadsregister og starte innlegging av vedtak som skal rapporteres til KMD. Dette gjelder kun saker som skal legges inn manuelt, og som ikke saker som har blitt sendt inn av søker via søknadsportalen. 

Benytt knappen [Nytt forenklet tilsagn] for innlegging av nytt vedtak. Prosess for innlegging av ”Forenkelt tilsagn" er forklart i denne artikkelen. 



Husk å fullfør utfylling av forenklet tilsagn ved å sende det inn. I denne kontekst er ”Sende inn” det samme som å innvilge tilsagnet og saken får status ”Innvilget”. For alle innlagte tilsagn vil det som er innlagt under ”Finansieringskilde” vises i regnskapet for ramme og budsjettområdet.