Innhold
- Hvordan utføre saksbehandling
- Hvordan produsere tilsagnsbrev
- Utbetalingsregime
Når støtteordning(er) er publisert og søknader har kommet inn skal forvalter sette i gang med saksbehandling, utsendelse av tilsagnsbrev/avslagsbrev og behandling av utbetalingsanmodninger.
1. Hvordan utføre saksbehandling
Før man laster ned et kopi tilsagnsbrev utfører man saksbehandling. I saksbehandlingsvindu kan man endre status på søknad, skrive vurderinger og registrere innvilget beløp, m.m. Se på illustrasjonene under som viser hvordan man utfører saksbehandling:
- Klikk på den røde menyen til venstre for saken som skal behandles, og velg "Saksbehandling".
(Klikk på bildet under for å gjøre den større)
- Saksbehandlingsvindu åpnes. Fyll ut informasjon i alle aktuelle felt.
(Obs! Felt "Endelig vedtak" vil som standard ikke være aktivert i alle forvalter-roller. Dette feltet kan manuelt aktiveres slik: Gå til fanen "System" i hovedmenyen -> deretter "Instillinger forvalter" i venstre kolonne. Under fanen "Funksjonalitet" slår man på felt for Endelig vedtak.)
- Under fanen Fin.kilde (finansieringskilder) registrer man hvilken ramme og budsjettområde midlene hentes fra. Her legger man også inn innvilget beløp for prosjektet.
For å se en mer detaljert gjennomgang av saksbehandling klikk her.
2. Hvordan produsere tilsagnsbrev
Tilsagnsbrev og andre dokumenter kan produseres (lastes ned) direkte fra systemet. Alle typer brev må sendes ut via kommunens/fylkeskommunens egne systemer. Brev sendes altså ikke ut via Regionalforvaltning, og søker får ikke automatisk varsel om innvilget tilsagn fra Regionalforvaltning.no.
Når saksbehandling er fullført kan man laste ned et word-kopi av tilsagnsbrev lokalt på egen maskin. Informasjon innlagt fra søknad og saksbehandlingsvindu (se forrige tema om saksbehandling) vil automastisk flettes inn i dette tilsagnsbrevet. Se bildet under som viser hvordan man laster ned et tilsagnsbrev eller f.eks et avslagsbrev.
- Last ned brev/dokumenter fra Prosjektets startside
Dokumenter som produseres er basert på standard systemmaler i dokumentmalarkiv. Man kan tilpasse og laste opp egne dokumentmaler i systemet. Klikk her for å se veildning som viser hvordan man tilpasser egne dokumentmaler.
Til info: Det er valgfritt å produsere tilsagnsbrev i Regionalforvaltning, eller via kommunens egne systemer. Brev som dere produserer og sender til søker er ikke mulig (eller nødvendig) å laste opp i Regionalforvaltning, da dette systemet ikke er ment å være et arkivsystem.
3. Utbetalingsregime
Når søker har mottatt tilsagnsbrev og søknad har fått status "Innvilget" vil søker ha mulighet til å registrere en utbetalingsanmodning på tilsagnet. Forvalter bestemmer selv om de vil bruke Regionalforvaltning til å motta og saksbehandle utbetalingsanmodninger.
For å registrere en utbetalingsanmodning må søker (1) logge inn i sin brukerkonto og (2) opprette en ny utbetaling på tilsagnet.
Under utfylling av utbetalingsanmodning skal søker svare på spørsmål forhåndsbestemt av forvalter. Disse spørsmålene kan tilpasses.
Forvalter kan selv registrere utbetalingsanmodninger på vegne av søker. Se videoen under som viser hvordan forvalter selv registrerer en utbetalingsanmodning, og hvordan anmodninger behandles av forvalter.