Tema
- Saksbehandling av søknad
- Hvordan produsere tilsagnsbrev
- Utbetalingsregime
Når støtteordningen(e) er publisert og søknadene har kommet inn, skal forvalter iverksette saksbehandling, sende ut tilsagnsbrev eller avslagsbrev, og behandle utbetalingsanmodninger.
1. Saksbehandling av søknad
Før du laster ned et kopi av tilsagnsbrevet, må saksbehandlingen gjennomføres. I saksbehandlingsvinduet kan du oppdatere søknadens status, legge inn vurderinger, registrere innvilget beløp, og mer. Se illustrasjonene nedenfor for en trinnvis veiledning til saksbehandlingen:
- Klikk på den røde menyen til venstre for den aktuelle saken, og velg "Saksbehandling."
Klikk på bildet under for å forstørre det
- Saksbehandlingsvindu åpnes. Fyll ut informasjon i alle aktuelle felt.
Merk at feltet "Endelig vedtak" er som standard ikke aktivert for alle forvalter-roller. Det må aktiveres manuelt via menyen «Innstillinger forvalter».
- Under fanen «Fin.kilde» (finansieringskilder) registrerer du hvilken ramme og hvilket budsjettområde midlene tas fra. Her angir du også det innvilgede beløpet for prosjektet.
For å se en mer detaljert gjennomgang av saksbehandling klikk her.
2. Hvordan produsere tilsagnsbrev
Tilsagnsbrev og andre dokumenter kan produseres og lastes ned direkte fra systemet, men alle brev må sendes ut via kommunens eller fylkeskommunens egne systemer. Brev sendes altså ikke ut gjennom Regionalforvaltning, og søkeren vil ikke automatisk få varsel om innvilget tilsagn fra Regionalforvaltning.no.
Når saksbehandlingen er fullført, kan du laste ned en Word-kopi av tilsagnsbrevet lokalt på din egen maskin. Informasjon som er lagt inn fra søknaden og saksbehandlingsvinduet (se forrige tema om saksbehandling) vil automatisk flettes inn i tilsagnsbrevet. Se bildet nedenfor for en veiledning om hvordan du laster ned et tilsagnsbrev eller et avslagsbrev.
- Last ned brev/dokumenter fra prosjektets startside.
Dokumenter som produseres er basert på standard systemmaler i dokumentmalarkiv. Man kan tilpasse og laste opp egne dokumentmaler i systemet. Klikk her for å se veildning som viser hvordan man tilpasser egne dokumentmaler.
Det er valgfritt å produsere tilsagnsbrev i Regionalforvaltning. Brev som dere produserer og sender til søker er ikke mulig å laste opp eller oppbevare i Regionalforvaltning, da systemet ikke er et arkivsystem.
3. Utbetalingsregime
Når søker har mottatt tilsagnsbrev og søknad har fått status "Innvilget" vil søker ha mulighet til å registrere en utbetalingsanmodning på tilsagnet. Forvalter bestemmer selv om de ønsker å bruke Regionalforvaltning til å motta og saksbehandle utbetalingsanmodninger.
For å registrere en utbetalingsanmodning må søker (1) logge inn i sin brukerkonto og (2) opprette en ny utbetaling på tilsagnet.
Under utfylling av utbetalingsanmodning skal søker svare på spørsmål forhåndsbestemt av forvalter. Disse spørsmålene kan dere tilpasse.
- Klikk her for å se hvordan man tilpasser spørsmål i verbal rapporteringsfelt for utbetalingsanmodning.
Forvalter kan selv registrere utbetalingsanmodninger på vegne av søker. Se videoen under som viser hvordan forvalter selv registrerer en utbetalingsanmodning, og hvordan utbetalinganmodninger behandles av forvalter.