I denne veiledningen ser vi på rutiner for automatisk varsling per e-post til søker/prosjekteier


Beskrivelse av automatisk varsling


Forvalter kan velge å aktivere varsling pr. e-post til prosjekteier på følgende hendelser:

  • "Tilsagn utgår" i løpet av f.eks. 60 dager
  • Søker har ikke sendt "Aksept av vilkår" i retur etter f.eks. 15 dager.


En tjeneste (Windows Service) sjekker alle tilsagn i Regionalforvaltning kl.10:00 hver dag og sender ut automatisk varsel på aktuelle tilsagn. Tjenesten holder orden på hvilke tilsagn som har mottatt varsel og sender i prinsippet kun ett varsel på aktuell hendelse til prosjekteier.


Vi har lagt inn logikk i varslingsrutinene slik at ved f.eks. endring av "Gyldig til dato" på et tilsagn, vil prosjekteieier kunne motta et nytt varsel på "Tilsagn utgår". I tillegg vil evt. endring hos forvalter av varslingstid (antall dager før hendelse inntreffer) kunne trigge ny utsendelse av varsel.

Beskrivelse av 'Aksept av vilkår'

Ved utsendelse av tilsagnsbrev til støttemottaker, blir det normalt vedlagt et brev kalt 'Aksept av vilkår" som støttemottaker må signere og sende i retur til forvalter. Når forvalter har mottatt signert brev, må saksbehandler i Regionalforvaltning legge inn dato for mottak i feltet 'Akseptdato' under saksbehandling på saken.

Beskrivelse av 'Gyldig til dato' eller ' tilsagn utgår' 

Ved utsendelse av tilsagnsbrev til støttemottaker vil det også være angitt en "Gyldig til dato". Støttemottaker må innen denne dato ha fullført prosjektet og sendt inn sluttrapport via Regionalforvaltning.




Hvordan aktivere varsling-funksjoner


For at varslinger skal fungere må de skrus på på 2 nivåer, som forklart under:

1) Varsling-funksjoner må aller først aktiveres globalt, altså under menyen "Innstillinger forvalter" -> "Varsling"


2) Varslingsfunksjoner må deretter aktiveres manuelt på hver enkelt støtteordning hvor dette skal være aktivt. Åpne aktuell støtteordning, og gå til fanen "Automatisk varsling"

Varsler blir ikke sendt på støtteordninger hvor funksjonen "Automatisk varsling" ikke er aktivert. 



Hvordan stoppe utsendelse av varsel på saker


Varsler vil bli sendt til søkeren selv om forvalteren har mottatt akseptbrevet og søker har registrert utbetalingsanmodning(er). Forvalter må aktivt oppdatere systemet for å unngå at varsler blir sendt. Nedenfor er en forklaring på hvordan dette gjøres:

  • Tilsagn utgår: Varsel stoppes ved å sette prosjektstatus "Avsluttet" på saken. Det sendes kun varsel på tilsagn med status "Innvilget". Det sendes altså varsel selv om søker har registrert sluttutbetaling på tilsagn.  Forvalter må sette status på tilsagnet til "Avsluttet" for å unngå varsling. Prosjektstatus endres i i saksbehandlingsvindu.

  • Aksept av vilkår: Varsel stoppes når forvalter legger inn dato for mottak i feltet 'Akseptdato'. Dette gjøres i saksbehandlingsvindu.


Mer informasjon om funksjonalitet:


Hvor mange ganger blir hver enkelt søknad varslet?

Det blir kun sendt 1 stk. varsel/påminnelse pr. sak.


Er det mulig å overstyre antall varsler som blir sendt?

Nei, det sendes i prinsippet kun ut 1 varsel. Endring hos forvalter av varslingstid (antall dager før hendelse inntreffer) vil kunne trigge ny utsendelse av varsel.

Hvordan ser varsel/e-post ut for søker?
Selve utforming og innhold i e-post er standardisert og tilsvarende som illustrert under: