Legg til brukere
For både søker-rolle og forvalter-rolle er det mulig å legge til flere brukere som kan logge inn. Det kan det være fornuftig for en organisasjon å legge til flere brukere på samme søkerrolle, slik at flere personer har tilgang til å følge opp tilsagn.
- I forvalter-rollen kan nye brukere inneha rollen Administrator som gir full tilgang til all funksjonalitet på forvalternivå, eller Saksbehandler som gir tilgang til ordinær saksbehandling
- I søker-rollen kan nye brukere inneha standard rollen Søker som gir full tilgang til funksjonalitet i søker-rollen
1) Gå til fanen "System" i hovedmenyen
2) Klikk på "Ny bruker" nederst
3) Fyll ut alle personopplysninger og ønsket pålogginsinformasjon, og lagre til slutt
Klikk på bildet for å gjøre det større
Merk at når du legger til en ny bruker så oppretter du en helt ny konto for brukeren. Denne kontoen må ha et unikt brukernavn som ikke har blitt brukt tidligere. Det er altså ikke mulig å legge til en eksisterende bruker/konto.
Slett brukere
I Regionalforvaltning er det ikke mulig å fullstendig slette brukere med alle data på permanent basis. Dette har sammenheng med hvordan systemet rent teknisk er designet og behov for å ivareta dataintegritet i systemet.
Det er likvel mulig å "slette/deaktivere" brukerkonto fra søker- eller forvalter-rollen som forklart under. Med sletting i denne sammenheng blir brukerkonto gjort fullstendig usynlig i systemet og det vil ikke lenger være mulig å benytte den for pålogging i systemet.
Rettigheter
Alle personer med tilgang til en søker-rolle har samme rettigheter, og alle som har tilgang til kontoen kan gjøre følgende:
- Registrere nye søknader
- Ha lesetilgang på alle registrerte søknader/tilsagn
- Følge opp (altså registrere utbetalingsanmodninger) på alle tilsagn
Det finnes altså ikke forskjellige brukertyper eller begrensninger på innsyn i søker-rollen.
Kan vi jobbe med en søknad samtidig?
Det er kun den brukeren som opprinnelig oppretter en søknad som kan redigere på den. Dersom andre brukere åpner en søknad som du har opprettet vil den åpnes i "lesemodus" uten redigeringsmuligheter. Årsak til dette er å forhindre at flere personer jobber med en søknad på samme tidspunkt, fordi det vil oppstå problemer med lagring av informasjon. Brukere som jobber med en søknad på samme tid vil ved lagring overskrive hverandre sitt arbeid, som betyr at innlalgt tekst blir borte.
Om dere ønsker å jobbe med samme søknad må alle aktuelle personer logge inn med brukernavn og passord til personen som har opprettet søknaden. Da er det viktig at dere avtaler å jobbe med saken på ulike tidspunkt for å unngå at informasjon blir borte. Selvfølgelig anbefales det ikke å dele dine påloggingsopplysninger med andre. Hvis du likevel velger å gi noen tilgang til din brukerkonto, vil vi sterkt anbefale at du endrer passordet ditt før du gir andre tilgang, og etter at søknaden er ferdig utfyllt.
Alle brukere i søker-rollen får anledning til å følge opp tilsagn opprettet av andre ved å sende inn anmodning om utbetaling.
Jeg har registrert en ny brukerkonto med vårt organisasjonsnummer. Hvorfor kan jeg ikke se våre eksisterende saker?
Når man oppretter en ny brukerprofil i systemet, får man ikke automatisk tilgang til å se søknader innenfor samme organisasjon. Dette er en bevisst sikkerhetsfunksjon, da hvem som helst i teorien kan registrere seg med et organisasjonsnummer. For å få tilgang til eksisterende søknader i systemet, må du bli lagt til som bruker, som forklart i veiledningen ovenfor.
Hvis kollegaen som registrerte søknadene, for eksempel, har sluttet i jobben, må du kontakte forvalteren dere har søkt midler hos (dvs. saksbehandleren i kommunen eller fylkeskommunen) og be om at søknadene flyttes til din egen brukerkonto.