Denne artikkelen går gjennom alle steg som må utføres for å fullføre rapportering til KMD. Under ser du hva som må gjennomføres i riktig rekkefølge.


Obs! 
Under Tema 2 og 3 i denne artikkelen viser vi hvordan man etterregistrerer støtteordninger og søknader i systemet. Disse temaene er ment for kommuner som ikke har benyttet Regionalforvaltning til å motta søknader.




Tema 1) Registrer Ramme og midler mottatt fra KMD



Aller først anbefaler vi å legge til midler mottatt fra KMD. Dette vil si; midler kommunen har mottatt fra KMD.

Opprett en ny ramme i systemet (eller benytt eksisterende ramme om den ligger der fra før), og velg kapittel 553 post 68 som illustrert under. Ny ramme opprettes under fanen "Ramme/Regnskap":

Klikk på bilder for å gjøre dem større
Skriv en tittel på rammen og velg kapittel 553 post 68 eller kapittel 553 post 68N (Notifiert ordning). Les mer om den notifiserte ordningen her.

Dersom dere har brukt både kapittel/post 553.68 og 553.68N må disse legges inn som 2 separate rammer.



Legg til bevilgning på budsjettområdet

Legg til bevilgning/midler kommunen har mottatt fra KMD.

Klikk på den røde "Velg" knappen til vensre for rammen du nettopp la til. Systemet oppretter automatisk et budsjettområde i nåværende år. Klikk på den røde "hamburger" menyen (se bilde under) for å legge inn bevilgning mottatt:

Fyll ut opplysninger om mottatt bevilgning fra KMD, og lagre:


Obs! Dersom dere har mottatt i flere runder/omganger må disse registreres separat, altså med flere budsjettområder. 

Midler skal mao ikke legges til som en samlet totalsum. For å legge til et nytt budsjettområde gjør følgende (eller se bilde under):
1) Trykk på den røde hamburger-menyen til venstre for eksisterende budsjettområde
2) Velg menyvalget "Legg til budsjettområde"
3) Nytt budsjettområde blir opprettet. Klikk på tittelen på budsjettområdet for å endre tittel og årstall


Alternativt kan midler mottat i flere runder legges til som separate rammer.




Tema 2) Registrer Støtteordning


Dersom dere allerede har registrert støtteordning og mottatt søknader via Regionalforvatlning.no trenger dere ikke å utføre dette steget. 


Neste steg er å registrere en støtteordning som søknadene skal knyttes opp til. For hver ny tildeling fra KMD må det registreres en ny/separat støtteordning. Gi støtteordninger passende navn slik at du forstår hvilke tildeling som er hvilke, f.eks "Kommunal kompensasjonsordning April 2021".


Gå til fanen "System", og legg til en ny støtteordning. Skriv en tittel på ordningen.

På side 1 trenger du kun å velge søknadsskjema som skal benyttes, altså "Kommunal kompensasjonsordning #1" eller "#2 (notifisert ordning)".

Gå til fane nr. 2 "Utvalgskriterier", og velg korrekt geografisk kategorisering for deres kommune, f.eks "Viken". Deretter kan du lagre og lukke ordningen. Fordi ordningen kun skal brukes internt trenger man ikke å fylle ut flere opplysninger.



Tema 3) Registrer alle søknader


Dersom dere allerede har mottatt alle søknader via Regionalforvatlning.no trenger dere ikke å utføre dette steget.


Når ramme, budsjettområde og støtteordning er registrert (som vist over i Tema 1 og 2) kan vi begynne å registrere søknader. Gå til fanen "Søknader" i hovedmenyen, og registrer alle søknader manuelt. Se bildet under som beskriver hvordan dette gjøres:




1) Fyll ut søknadsskjemaet - side 1 og 2 er obligatorisk å fylle ut


2) (Valgfritt) På side 3 kan man legge inn søknadsbeløp, altså beløpet søker har søkt om (ikke innvilget beløp, da dette legges inn i neste tema "Saksbehandling"). Søknadsbeløp legges inn feltet til høyre for den grønne teksten. Resten av sidene i skjemaet er ikke obligatorisk å fylle ut


3) Når du er ferdig kan du trykke på "Lagre og rediger" knappen, og deretter gå tilbake til søknadsregister ved å trykke på "Søknader" i hovedmenyen (du behøver ikke å "sende inn" søknadene)


4) Søknaden du nettopp la til ligger nå under filtreringsfanen "Egne saker"


Alle søknader må registreres separat, altså èn om gangen.




Tema 4) Saksbehandling/rapportering


Under viser vi hvordan saksbehandling gjennomføres, og hvilke sider i saksbehandlingsvindu som skal fylles ut.

Stå i filtreringsfanen "Egne saker" dersom dere har registrert saker selv, eller stå i fanen "Alle innsendte søknader" om dere har brukt Regionalforvaltning.no til å mottatt søknader. 

Velg den røde "hamburger" menyen til venstre for aktuell sak, og klikk på "Saksbehandling" (du kan også trykke på tannhjul ved søkt beløp).



Fane 1 "Saksbehandling": 

  • Velg korrekt prosjektstatus (f.eks Innvilget) og legg inn endelig vedtak.


Dersom felt "Endelig vedtak" ikke er tilgjengelig for deg må dette aktiveres manuelt (Gå til "System" i hovedmenyen -> Innstillinger forvalter i venstre kolonne -> Fane: Funksjonalitet)

Dersom saken er avslått trenger du kun å endre prosjektstatus til "Avslått", og lagre og lukke saksbehandlingsvinduet.


Det er lov (og anbefalt) å fylle inn mer info på denne siden, men ikke obligatorisk


Fane 4 "Fin.Kilde": 

  • Velg (1) ramme, (2) budsjettområde og skriv (3) innvilget sum ved feltet "beløp"


Her knytter du hver søknad opp mot korrekt ramme og budsjettområde i systemet, som du la inn i Tema 1.


Fane 6 "KMD": 

  • Velg (1) korrekt primærkategori og (2) utdypningskategori


Fane 7 "Offentlig støtte": Velg korrekt type søtte



Tilleggsinformasjon:

  • KMD kan selv hente ut informasjon fra systemet, dere trenger altså ikke å "sende inn" en rapport

  • Det er ikke obligatorisk å fullføre Årsrapportering (se knapp på startsiden) før 1 februar 2022, men dere må gjerne gå gjennom denne veiviseren likevel om dere har lyst til å kontrollere og kvalitetssikre innlagt informasjon, og samtidig fullføre årsrapportering for 2021.
    Se info om Årsrapportering på lenken under:
    https://regionalforvaltningno.freshdesk.com/nb-NO/support/solutions/articles/179958

  • Det er ikke obligatorisk for dere å registrere utbetalingsanmodninger på innvilgede saker i dette systemet. Det er mao valgritt for dem som ønsker å benytte denne funksjonen.

  • Når søknader er knyttet opp mot korrekt ramme/budsjettområde vil midler automatisk være trukket fra den aktuelle rammen. Dersom midler f.eks ikke blir brukt opp av søker er det mulig å registrere en tilbakeføring av midler



RELATERTE ARTIKLER: