Denne artikkelen går gjennom alle steg som må gjøres for å fullføre rapportering på kompensasjonsmidler til KDD. Under ser du hva som må gjennomføres i riktig rekkefølge.


Merk! 
Under Tema 2 og 3 i denne artikkelen viser vi hvordan man etterregistrerer støtteordninger og søknader i systemet. Disse temaene er ment for kommuner som ikke har benyttet Regionalforvaltning til å motta søknader.




Tema 1) Registrer Ramme og midler mottatt fra KDD



Aller først anbefaler vi å legge til midler mottatt fra KDD. Dette vil si; bevilgning kommunen har mottatt fra KDD.

Opprett en ny ramme i systemet (eller benytt eksisterende ramme om den ligger der fra før). Ny ramme opprettes under fanen i toppmenyen som heter "Ramme/Regnskap":

Klikk på bilder for å gjøre dem større
Skriv en tittel på rammen og velg kapittel 553 post 68 eller kapittel 553 post 68N. "N" refererer til "Den Nasjonalt Notifiert ordningen". Les mer om den notifiserte ordningen her.

Dersom dere har brukt både kapittel/post 553.68 og 553.68N må disse legges inn som flere (separate) rammer.



Legg til bevilgning på budsjettområdet

Legg til bevilgning; altså midler kommunen har mottatt fra KMD.

Klikk på den røde "Velg" knappen til vensre for rammen du nettopp la til. Systemet oppretter automatisk et budsjettområde i nåværende år. Om du vil endre årstall og tittel på budsjettområdet klikker du direkte på tittelen på budsjettområdet (blyant-ikon).

Klikk på "hamburger-"menyen  (rød knapp med 3 hvite streket) for å legge til mottatt bevilgning:

Fyll ut opplysninger om bevilgning fra KDD, og lagre:


Obs! Dersom dere har mottatt i flere runder/omganger skal disse registreres separat, altså med flere budsjettområder. 

Midler skal ikke legges til som en samlet totalsum. For å legge til et nytt budsjettområde gjør følgende (eller se bilde under):
1) Trykk på den røde "hamburger-"menyen til venstre for eksisterende budsjettområde
2) Velg "Legg til budsjettområde"
3) Nytt budsjettområde blir opprettet


Midler mottat i flere runder kan alternativt legges til som separate rammer. Om de har helt lik kapittel/post er dette altså ikke nødvendig.



Tema 2) Registrer Støtteordning


Dersom dere allerede har registrert støtteordning og mottatt søknader via Regionalforvatlning.no trenger dere ikke å utføre dette steget. 


Neste steg er å registrere en støtteordning som søknadene skal knyttes opp til. For hver ny tildeling fra KDD må det registreres en ny/separat støtteordning. Gi støtteordninger passende navn slik at du forstår hvilke tildeling som er hvilke, f.eks "Kommunal kompensasjonsordning April 2021".


Gå til fanen "System", og legg til en ny støtteordning. Skriv en tittel på ordningen.

På side 1 trenger du kun å velge søknadsskjema som skal benyttes, altså "Kommunal kompensasjonsordning #1" eller "#2 (notifisert ordning)".

Gå til fane nr. 2 "Utvalgskriterier", og velg korrekt geografisk kategorisering for deres kommune, f.eks "Viken". Deretter kan du lagre og lukke ordningen. Fordi ordningen kun skal brukes internt trenger man ikke å fylle ut flere opplysninger.


Tema 3) Registrer alle søknader


Dersom dere allerede har mottatt søknader via Regionalforvatlning.no trenger dere ikke å utføre dette steget. 


Når ramme, budsjettområde og støtteordning er registrert (som vist over i Tema 1 og 2) kan du begynne å registrere søknader.  Alle søknader må registreres separat, altså èn av gangen.

Gå til fanen "Søknader" i toppmenyen, og registrer alle søknader manuelt. Se bildet under som beskriver hvordan dette gjøres:

Klikk på bildet for å gjøre det større



1) Fyll ut søknadsskjemaet - side 1 og 2 er obligatorisk å fylle ut


2) (Valgfritt) På side 3 kan man legge inn søknadsbeløp, altså beløpet søker har søkt om (dette er søknadbeløp og ikke innvilget beløp, da innvilget beløp legges inn senere under "Saksbehandling"). 
- Søknadsbeløp legges inn i feltet til høyre for den grønnmarkerte teksten. Dersom søker ikke har søkt om et spesifikt beløp behøver dere ikke å fylle ut noe her.

3) Resten av sidene i skjemaet er ikke obligatorisk å fylle ut


4) Når du er ferdig kan du trykke på "Lagre og rediger/neste" knappen nederst i skjemaet. Deretter går du tilbake til søknadsregisteret ved å trykke på "Søknader" meny/knapp helt øverst i toppmenyen (se bildet under for visuell forklaring).Du behøver mao ikke å "sende inn" disse søknadene. Om du sender inn søknader vil en kvittering bli sendt per e-post til søker sin e-postadresse, så vi anbefaler derfor ikke å gjøre dette.


5) Søknaden du nettopp la til ligger nå under filtreringsfanen "Egne saker". Registrer gjerne alle søknader før du begynner å saksbehandle dem.


Tema 4) Saksbehandling/rapportering


Under viser vi hvordan saksbehandling gjennomføres, og hvilke sider i saksbehandlingsvindu som skal fylles ut.

Trykk på fanen "Søknader" i hovedmenyen. Velg filtreringsfanen "Egne saker" dersom dere har registrert alle søknader selv, eller stå i fanen "Alle innsendte søknader" om dere allerede har mottatt søknader via Regionalforvaltning.

Velg den røde "hamburger-" menyen til venstre for aktuell sak, og klikk på "Saksbehandling":



Fane 1 "Saksbehandling": 

  • Velg korrekt prosjektstatus (f.eks Innvilget) 
  • Dersom søknaden er avslått velger man status "Avslått (søknad)", og deretter "Lagre og avslutt". Det er ikke nødvendig å utføre mer saksbehandling på saker som er avslått.


Det er lov (og anbefalt) å fylle inn mer info på denne siden, men ikke obligatorisk


Fane 4 "Fin.Kilde": 

  • Velg (1) ramme, (2) budsjettområde og skriv (3) innvilget sum ved feltet "beløp"


Her knytter du hver søknad opp mot korrekt ramme og budsjettområde (pengekilde) i systemet. Dersom denne listen mangler korrekt ramme og/eller budsjettområde kan du se på Tema 1 som viser hvordan rammer registreres.


Fane 6 "KMD": 

  • Velg (1) korrekt primærkategori og (2) utdypningskategori


Fane 7 "Offentlig støtte": 

Velg korrekt type søtte



Tilleggsinformasjon:

  • KDD kan selv hente ut informasjon fra systemet, dere trenger altså ikke å "sende inn" en rapport

  • Det er ikke obligatorisk å fullføre Årsrapportering (se knapp på startsiden) før 1 februar 2022. Når alle søknader, er registrert, saksbehandlet og knyttet opp til korrekt ramme/budsjettområde så er rapporteringen fullført.

  • Det er ikke obligatorisk for dere å registrere utbetalingsanmodninger på innvilgede saker i dette systemet. Det er mao valgritt for dem som ønsker å benytte denne funksjonen.

  • Når søknader er knyttet opp mot korrekt ramme/budsjettområde vil midler automatisk være trukket fra den aktuelle rammen. Dersom midler f.eks ikke blir brukt opp av søker er det mulig å registrere en tilbakeføring av midler


Revisorattest


Den 25.08.2021 sendte KDD informasjonsbrev til samtlige aktuelle kommuner ang. kommunal kompensasjonsordning, rapportering og revisorattest.


Lenke til informasjonsbrev vedlagt under:




RELATERTE ARTIKLER: