I denne artikkelen viser vi hvordan Administrator i forvalter-rollen aktiverer funksjonen for automatisk overføring av søknad til arkiv. Som standard er arkivfunksjonalitet ikke aktivert. For å ta i bruk denne funksjonen må forvalter manuelt aktivere og legge inn e-post til kommunens/fylkeskommunens postmottak.

Vi viser også hvordan man manuelt sender søknad til postmottak. For at denne funksjonen skal fungere må automatisk overføring først være aktivert.



Aktiver automatisk arkivfunksjonalitet
  • Klikk på [System] i hovedmenyen.
  • Klikk på [Instillinger Forvalter] i menyen til venstre på siden.
  • Første fane heter "Arkiv". Her aktiverer man funksjonalitet og gjør ønskede tilpassninger, se illustrasjon under for veiledning.


Klikk på bildet under for å gjøre det større.


Regionalforvaltning.no er utviklet som et spesialisert fagsystem og har derfor ikke direkte funksjonalitet som et fullverdig arkivsystem. Mye av informasjonen som blir lagt inn i systemet er definitivt av arkivverdig materiale, og derfor finnes det funksjonalitet for å sende slik informasjon til et arkivsystem.


Overføring av informasjon skjer enten ved at systemet automatisk genererer e-poster som sendes til postmottaket (søknader og anmodning om utbetaling) som beskrevet over, eller ved at saksbehandleren bruker systemet til å produsere dokumenter, for eksempel tilsagnsbrev, og deretter manuelt legger disse til det aktuelle sak- og arkivsystemet.



Send søknad manuelt til arkiv:

  • Obs! For at denne funksjonen skal fungere må automatisk overføring først være aktivert
  • Etter innlogging gå til fanen "Søknader" i hovedmenyen
  • Fra Søknad- og tilsagnsregisteret klikker man på prosjektnavnet (altså tittelen) på den aktuelle søknaden/tilsagnet
  • Prosjektets startside åpnes: Fra prosjektets startside klikk først på "flere funksjoner" knappen øverst til høyre i saksbehandligmenyen.
  • Deretter klikk på "Send til arkiv"

Klikk på bilde for å gjøre det større.





Relevante lenker:

Klikk på lenken under for å se veiledning av alle funksjoner i menyen "Instillinger forvalter", denne forklarer blant annet hvordan man tilpasser rapporteringsspørsmål i utbetalingsanmodning:


Klikk på lenken under for veiledning "Manuell oversendelse av søknad og utbetalingsanmodning til arkiv":