*Merknad til video: I saksbehandlingsvindu under fanen "KMD" skal man nå også velge "Utdypningskategorier" i det blå feltet nederst på siden. Dette er en oppdatering som har skjedd etter videoen ble publisert.





Informasjon om rapportering 2021:  

Veileder på lenken under viser hvordan du legger inn informasjon og fullfører rapportering på "Kommunal kompensasjonsording til lokale virksomheter": 
    - Trykk her for å se veiledning for rapportering på kommunale kompensasjonsmidler til KMD.


Frist for å fullføre "Årsrapportering" for regnskapsåret 2021 er 01.02.2022. Dere må gjerne gjennomføre årsrapportering-veiviseren nå dersom dere allerede har registrert og saksbehandlet alle aktuelle tilsagn i systemet, og har lyst til å kvalitetsikre innlagt data for året 2021. Les mer om årsrapportering under.





Hva er Årsrapportering?


I Regionalforvaltning er «Årsrapportering» et skjema som forvalter må bruke for å bekrefter og kvalitetsikre innlagt data. På hver side i Årsrapportering-skjemaet skal du som forvalter bekrefte og kvalitetsikre at den informasjonen dere selv har registrert i systemet er korrekt. Dvs: 
- innlagte rapporteringspliktige rammer
- innlagte budjsettområder og bevilgning (altså midler mottatt fra KDD eller fylkeskommunen)
- innvilgede tilsagn

Når ramme, bevilgning og støtteordning er registrert og forvalter har mottatt (eller etter-registrert) søknader og fullført saksbehandling på dem, er "rapporteringen" i teorien allerede gjennomført. Det som da gjenstår er å kvalitetsikre og bekrefte at denne innlagte informasjonen er korrekt. Det er dette aller siste steget vi i Regionalforvaltning kaller «Årsrapportering». Årsrapportering-skjemaet er mao det siste steg i prosessen, for å kvalitetsikre og bekrefte fullført rapportering.



 

Før en starter "Årsrapportering" må en fullføre følgende punkter:

  1. Opprette et nytt budsjettområde for aktuelt år og registrere mottatt bevilgning (altså midler mottatt fra fylkeskommunen/KMD)
    Klikk her for veiledning på hvordan opprette et nytt budsjettår og registrere bevilgning

  2. Alle tilsagn for det aktuelle året må være registrert. Dersom dere har brukt Regionalforvaltning til å motta søknader vil disse sakene allerede være registrert i systemet
    Klikk her for å se hvordan du manuelt registrerer tilsagn internt i systemet



  3. Alle tilsagn må saksbehandles. Se videoen over for steg-for-steg veiledning på dette punktet:
    - Prosjektstatus må være korrekt
    - Ramme, budsjettområde og innvilget beløp må registreres under fanen "Fin.kilde"
    - Primærkategori og utdypningskategori må velges under fanen "KMD"

    - Fyll ut side "Offentlig støtte"



Når punktene over er fullført kan man starte Årsrapportering-veiviseren som finnes på startsiden. Merk at det er kun brukere med rollen "Administrator" som utføre denne rutinen. Årsrapporteringen kan startes på to måter:

  1. Direkte lenke for oppstart av årsrapportering finnes på startsiden, etter innlogging. Denne er lokalisert nederst til høyre på startsiden, med grønn knapp; "Gå til årsrapportering"
  2. Under hovedfane "Ramme/regnskap" -> Venstre kolonne: "Årsrapport til KMD"



Får jeg en bekreftelse / kvittering etter innsendelse?


Svar her er nei.


Det er ingen bekreftelse, rapport eller kvittering som blir sendt inn ift årsrapportering. Dette er fordi det er ingenting som teknisk sett sendes til fylkeskommunen, og det er heller ingenting som låses for endringer i systemet. Det som gjerne oppfattes som innsendelse av informasjon til fylkeskommunene er kun en bekreftelse på at man har gjennomgått innlagte data, kvalitetssikret de og rettet opp i feil eller mangler i systemet. Når årsrapportering er fullført vil fylkeskommunen/KMD kun se et tidsstempel (dato og tidspunkt) for når veiviser ble gjennomført.

Fylkeskommunen/KMD kan selv hente ut informasjon fra systemet, så man sender derfor ikke inn en rapport.


Veiviser for årsrapportering er en rutine som validerer samtlige rapporteringspliktige rammer. Det er ikke mulig å fullføre veiviser på en enkelt ramme dersom det er feil på tilsagn fra en annen rapporteringspliktig ramme.



Kan jeg kjøre gjennom veiviseren/årsrapporten flere ganger?


Svar på dette spørsmålet er ja. Se veiledning under:


1) Gå til "Ramme/Regnskap" i hovedmenyen

2) Velg "Årsrapport til KMD" i venstre kolonne


Men er dette nødvendig?

  • Dersom du utfører endringer på rapporteringspliktig informasjon som tilskudd, KMD kategorier, bevilgning etc. så er systemet oppdatert umiddelbart og den informasjon som er tilgjengelig for KMD vil være oppdatert

  • Dersom du kjører veiviser for årsrapportering på nytt etter å ha fikset alle "feil", så vil eneste forskjell for KMD være at de ser ny tidsstempel for gjennomføring, med oppdatert dato

Du kan fint rette opp i alt som er feil på ordinær måte, altså uten å benytte veiviser. Om du ønsker å "informere" KMD på nytt om at dere har utført endringer etter forrige gjennomgang, kan det være fornuftig å kjøre gjennom veiviseren for årsrapportering på nytt slik at det settes et nytt tidsstempel. Det vil mao ikke være nødvendig om du bare skal rette i noen små feil.



Beskrivelse av funksjonalitet i "Årsrapportering"


Veiviseren inneholder funksjonalitet for å kvalitetssikre innsendte data. Blant annet vil ikke rapporten kunne sendes inn før all rapporteringspliktig informasjon er fylt ut. Det vil fremgå i veiviser hvilke rammer, bevilgninger og tilsagn dette gjelder. Informasjon som mangler vil være merket med en rød sirkel med hvitt utropstegn. I tillegg vil det være noen typer informasjon som bør vurderes nærmere. Denne informasjonen vil ikke være til hinder for at rapporten kan sendes inn. Denne informasjonen er markert med en gul varseltrekant. 


Skjermbildet "Veiviser for årsrapportering" er  inndelt og tilpasset ramme-/regnskapsstrukturen i programmet. Denne strukturen består av 3 ulike nivåer tilsvarende:

  1. Øverst i hierarkiet er begrepet RAMME som kort fortalt er en "pengekilde" med diverse meta-data som f.eks. hvilken KMD kapittel/post midlene er bevilget fra (551.60, 551.61, etc). Typiske navn på en ramme kan være "Kommunalt næringsfond", "Kraftfond", "Omstillingsmidler", etc.
  2. På nivået under RAMME har vi begrepet BUDSJETTOMRÅDE som rent teknisk representerer et regnskapsår med tilhørende data. Et kommunalt næringsfond vil typisk ha flere budsjettområder, men kun ett budsjettområde pr. tilsagnsår. Typiske navn på et budsjettområde under et kommunalt næringsfond kan være "Midler 2012", "Midler 2013", "Midler 2014", etc
  3. Siste nivå i regnskapsstruktur i denne kontekst av årsrapportering, er tilskuddene innlagt på sakene/prosjektene og annen obligatorisk informasjon som skal være registrert på hvert rapporteringspliktig tilsagn.

Veiviser for årsrapportering følger kronologisk struktur forklart ovenfor. Dette betyr i praksis at først blir informasjon knyttet til rammene gjennomgått. Deretter blir informasjon knyttet til budsjettområdene gjennomgått. Og til slutt blir informasjon knyttet til tilsagnene gjennomgått og kvalitetssikret. Dette er forklart i mer detalj under.







I veiviseren må administrator bekrefte at informasjonen er korrekt og klar for utrapportering. Når rutinene i veiviseren er gjennomført, vil Spine hente ut og videresende rapporteringen til KRD. I motsetning til tidligere, vil den enkelte forvalter ikke lenger måtte sende inn årsrapporten per e-post.


Når veiviser er fullført og årsrapport er sendt, vil dette fremgå i veiviser dato og tidspunkt for Innsendt dato. Etter frist for innlevering vil det bli foretatt kontroll på innrapporterte data og evt. tilbakemeldinger vil bli gitt . Dette kan medføre behov for justeringer fra forvalter sin side med påfølgende ny innsendelse av årsrapport i samme veiviser som benyttet første gang.




Kommunale næringsfond i 2014


For å muliggjøre bedre sporing for KMD av midler som går til kommunale næringsfond, ble det våren 2013 lagt inn en ny verdi i valg på "KMD midler" på budsjettområdene. Det nye valget er "04-Næringsfond" og denne skal benyttes på budsjettområder under rapporteringspliktige rammer som er av type kommunale- og regionale fond finansiert på 551.60.


Skjermbildet for redigering av egenskaper på et budsjettområde er vist under.




Til alle som forvalter midler over programkategori 13.50 - distrikts- og regionalpolitikken, kapittel 551 post 60 og post 61!


I og med overgangen i 2012 fra Rapp13.50 til det nye systemet RF13.50 på www.regionalforvaltning.no, har rutinen for innsending av årsrapport til Kommunal- og regionaldepartementet blitt endret. Det betyr at den enkelte forvalter fra nå av skal sende inn årsrapporten ved å bruke Veiviser for årsrapporteringen.