*Merknad til video: I saksbehandlingsvindu under fanen "KMD" skal man nå også velge "Utdypningskategorier" i det blå feltet nederst på siden. Dette er en oppdatering som har skjedd etter videoen ble publisert.

En kort beskrivelse av Årsrapportering


"Årsrapportering" i Regionalforvaltning betyr at forvalter har gjort følgende:


  • Lagt til rapporteringspliktige rammer under fanen "Ramme/regnskap"
  • Registrert budsjettområder med bevilgning fra KDD eller fylkeskommunen
  • Registrert alle innvilgede tilsagn for året; dette har enten blitt gjort av søker selv eller manuelt av forvalter
  • Saksbehandlet alle innvilgede tilsagn i systemet


Når punktene over er gjennomført, er "årsrapporteringen" teoretisk sett fullført. Det eneste som da gjenstår er å kvalitetssikre og bekrefte at informasjonen i systemet er korrket ved å bruke årsrapporterings-skjemaet. Skjemaet er lokalisert nederst til høyre på startsiden (se bildet under):


Skjemaet er nødvendig for å bekrefte og kvalitetssikre allerede innlagt data i systemet, og du skal ikke å starte skjemaet før all nødvendig informasjon er lagt til i systemet. Skjemaet hjelper deg med å finne og rette eventuelle mangler.


OBS! Merk at året må være omme før årsrapporteringen kan starte. Årsrapportering for året 2024 vil f.eks ikke være mulig å gjennomføre for januar 2025.


 

Før en starter "Årsrapportering"-skjema/veiviser


Før forvalter går gjennom skjema for årsrapportering, må rapporteringspliktig informasjon først være registrert i systemet. Se punkene under som beskriver hva som skal registreres:

  1. Forvalter skal opprette et budsjettområde for aktuelt år, og registrere mottatt bevilgning (altså midler mottatt fra fylkeskommunen eller KDD)
    Klikk her for veiledning som viser hvordan man oppretter et nytt budsjettår og registrerer bevilgning

  2. Alle tilsagn for det aktuelle året må være registrert. Dersom dere har brukt Regionalforvaltning til å motta søknader elektronisk vil disse sakene allerede være registrert i systemet. Dersom dere har mottatt søker via andre metoder må tilsagn registreres manuelt. Se lenken under for veiledning:
    Klikk her for å se hvordan du manuelt registrerer tilsagn internt i systemet


  3. Alle tilsagn må saksbehandles. Vi anbefaler å se videoen øverst i denne artikkelen for veiledning på dette punktet. På hver sak må følgende informasjon være registrert under saksbehandling:
    - Prosjektstatus må hver være korrekt (f.eks "Innvilget")
    - Ramme, budsjettområde og innvilget beløp må være registrert under fanen "Fin.kilde"
    - Primærkategori og utdypningskategori må velges under fanen "KMD"
    - Fanen "Offentlig støtte" må fylles ut



Når alle punktene over er fullført kan man starte Årsrapportering-veiviseren som finnes på startsiden. Merk at det er kun brukere med rollen "Administrator" som kan utføre denne rutinen. Årsrapporteringen kan startes på to måter:

  1. Direkte lenke for oppstart av årsrapportering finnes på startsiden, etter innlogging. Denne er lokalisert nederst til høyre på startsiden, med grønn knapp "Gå til årsrapportering"
  2. Under hovedfane "Ramme/regnskap" -> Venstre kolonne: "Årsrapport til KMD"


Får jeg en bekreftelse / kvittering etter innsendelse?


Kort svar på dette spørsmålet er nei.


Ved fullførelse av årsrapportering blir det ikke generert noen fysisk rapport, og teknisk sett blir ingen formell dokumentasjon sendt inn til fylkeskommunen/KDD. Det som gjerne oppfattes som innsending av informasjon er egentlig bare en bekreftelse på at man har gjennomgått og kvalitetssikret all innlagt data for året. Når årsrapporten er fullført, vil fylkeskommunen/KDD kun se et tidsstempel (dato og tidspunkt) for når veiviseren ble gjennomført. 


Fylkeskommunen/KDD går da inn i systemet og henter manuelt ut sanntidsdata fra systemet. Om dere f.eks gjør endringer etter fullført årsrapport vil fylkeskommunen/KDD også kunne se den oppdaterte informasjonen umiddelbart.



Kan jeg kjøre gjennom veiviseren for én enkelt ramme?

Veiviser for årsrapportering er en rutine som validerer samtlige rapporteringspliktige rammer. Det er ikke mulig å fullføre veiviser på én enkelt ramme.


Kan jeg gå gjennom veiviseren/årsrapporten flere ganger?


Svar på dette spørsmålet er Ja. Se beskrivelse og bilde under som viser hvordan du går gjennom årsrapport-skjema på nytt:


1) Gå til "Ramme/Regnskap" i hovedmenyen

2) Velg "Årsrapport til KMD" i venstre kolonne


Er dette nødvendig?

  • Dersom du utfører endringer på rapporteringspliktig informasjon som tilskudd, KDD kategorier, bevilgning etc. så er systemet oppdatert umiddelbart, og den informasjon som er tilgjengelig for KDD vil være oppdatert

  • Dersom du kjører veiviser for årsrapportering på nytt etter å ha fikset alle "feil", så vil eneste forskjell for KDD være at de ser ny tidsstempel for gjennomføring, med oppdatert dato

Du kan fint rette opp i alt som er feil på ordinær måte, altså uten å benytte veiviser. Om du ønsker å "informere" KDD på nytt om at dere har utført endringer etter forrige gjennomgang, kan det være fornuftig å kjøre gjennom veiviseren for årsrapportering på nytt slik at det settes et nytt tidsstempel. Det vil mao ikke være nødvendig om du bare skal rette på noen små feil.


Beskrivelse av funksjonalitet i "Årsrapportering"


Veiviseren inneholder funksjonalitet for å kvalitetssikre innsendte data. Blant annet vil ikke rapporten kunne sendes inn før all rapporteringspliktig informasjon er fylt ut. Det vil fremgå i veiviser hvilke rammer, bevilgninger og tilsagn dette gjelder. Informasjon som mangler vil være merket med en rød sirkel med hvitt utropstegn. I tillegg vil det være noen typer informasjon som bør vurderes nærmere. Denne informasjonen vil ikke være til hinder for at rapporten kan sendes inn. Denne informasjonen er markert med en gul varseltrekant. 


Skjermbildet "Veiviser for årsrapportering" er  inndelt og tilpasset ramme-/regnskapsstrukturen i programmet. Denne strukturen består av 3 ulike nivåer tilsvarende:

  1. Øverst i hierarkiet er begrepet RAMME som kort fortalt er en "pengekilde" med diverse meta-data som f.eks. hvilken KMD kapittel/post midlene er bevilget fra (551.60, 551.61, etc). Typiske navn på en ramme kan være "Kommunalt næringsfond", "Kraftfond", "Omstillingsmidler", etc.
  2. På nivået under RAMME har vi begrepet BUDSJETTOMRÅDE som rent teknisk representerer et regnskapsår med tilhørende data. Et kommunalt næringsfond vil typisk ha flere budsjettområder, men kun ett budsjettområde pr. tilsagnsår. Typiske navn på et budsjettområde under et kommunalt næringsfond kan være "Midler 2020", "KNF 2021", eller "Budsjettområde 2022", etc
  3. Siste nivå i regnskapsstruktur i denne kontekst av årsrapportering, er tilskuddene innlagt på sakene/prosjektene og annen obligatorisk informasjon som skal være registrert på hvert rapporteringspliktig tilsagn.

Veiviser for årsrapportering følger kronologisk struktur forklart ovenfor. Dette betyr i praksis at først blir informasjon knyttet til rammene gjennomgått. Deretter blir informasjon knyttet til budsjettområdene gjennomgått. Og til slutt blir informasjon knyttet til tilsagnene gjennomgått og kvalitetssikret.






I veiviseren må administrator bekrefte at informasjonen er korrekt og ferdig gjennomført.


Når veiviser er fullført, vil dette fremgå i veiviser dato og tidspunkt for gjennomført dato. Etter frist årsrapportering vil det bli foretatt kontroll på innrapporterte data og evt. tilbakemeldinger vil bli gitt . Dette kan medføre behov for justeringer fra forvalter sin side med påfølgende ny gjennomføring av årsrapport i samme veiviser som benyttet første gang.



Kommunale næringsfond i 2014


For å muliggjøre bedre sporing for KMD av midler som går til kommunale næringsfond, ble det våren 2013 lagt inn en ny verdi i valg på "KMD midler" på budsjettområdene. Det nye valget er "04-Næringsfond" og denne skal benyttes på budsjettområder under rapporteringspliktige rammer som er av type kommunale- og regionale fond finansiert på 551.60.


Skjermbildet for redigering av egenskaper på et budsjettområde er vist under.




Til alle som forvalter midler over programkategori 13.50 - distrikts- og regionalpolitikken, kapittel 551 post 60 og post 61!


I og med overgangen i 2012 fra Rapp13.50 til det nye systemet RF13.50 på www.regionalforvaltning.no, har rutinen for innsending av årsrapport til Kommunal- og regionaldepartementet blitt endret. Det betyr at den enkelte forvalter fra nå av skal sende inn årsrapporten ved å bruke Veiviser for årsrapporteringen.